Bego

Quản lý nhân viên

Thêm tài khoản nhân viên

Trên phần mềm sẽ có người chủ shop là quản lý chính. Ngoài ra, bạn có thể thêm nhân viên của mình vào để hỗ trợ xử lý các công việc liên quan khác. Thêm thông tin nhân viên của shop tại phần cấu hình. 

Tại đây chủ cửa hàng cần nhập đầy đủ Họ tên, số điện thoại, email, địa chỉ… Bên cạnh đó, thêm cấp bậc, vai trò cho nhân viên theo các hạng mục như:

• Vai trò: Quản lý hay nhân viên
• Quản lý chi nhánh: Có thể quản lý 1 hoặc tất cả chi nhánh
• Trạng thái: Đang làm việc hay đã nghỉ việc
• Phạm vi quyền hạn: Tất cả thông tin dữ liệu/một số dữ liệu do chủ shop chỉ định

Thêm vai trò

Tính năng này giúp thêm chi tiết các vai trò mới trong cửa hàng. Đồng thời, phân quyền hạn chi tiết cho từng nhóm đối tượng ở các hạng mục quản lý khác như Đơn hàng, khách hàng, quản lý kho, xem dữ liệu xuất nhập hàng...

Danh sách nhân viên

Khi đã cập nhật đầy đủ thông tin Bego hiển thị toàn bộ nhân viên trong cửa hàng tại 1 nơi để quản lý. Bạn có thể xem tổng thể và tìm kiếm nhân viên để giao việc dễ dàng hơn. 

Ngoài ra, hệ thống sẽ ghi nhận lại nhật ký hoạt động của nhân viên trên phần mềm (đã thực hiện thao tác gì, hoạt động gì và chứng từ liên quan). Điều này giúp bạn quản lý nhân viên từ xa, cập nhật các hoạt động của cửa hàng.

Thiết lập thông tin cửa hàng

Thêm thông tin cửa hàng

Thường phần cập nhật thông tin cửa hàng sẽ được thêm ngay khi bạn mới đăng nhập vào phần mềm. Tuy nhiên nếu chưa hoàn tất thì có thể thêm tại phần cấu hình Thông tin cửa hàng.

Bego giúp thêm thông tin shop trên phần mềm, thời hạn sử dụng phần mềm, Tên shop, Logo và liên lạc của shop như số điện thoại, địa chỉ.

Quản lý chi nhánh

Nếu thương hiệu của bạn có nhiều chi nhánh, chuỗi cửa hàng có thể thêm thông tin của chi nhánh lên để quản lý chung. Danh sách chi nhánh sẽ hiển thị tập trung thành danh sách để theo dõi.

Đơn hàng

Thêm đơn hàng

Bego hỗ trợ thêm đơn hàng mới lên phần mềm. Để tạo đơn hàng cần nhập đầy đủ thông tin như sau:

• Thông tin đơn hàng: Mã đơn, chi nhánh bán, nhân viên bán hàng, nguồn đơn hàng…
• Khách hàng: Tên khách hàng (thêm mới hoặc chọn từ danh sách lưu trước đó)
• Thông tin sản phẩm, mức giá,...
• Hình thức thanh toán và vận chuyển

Các đơn hàng được tạo thành công sẽ lưu thành danh sách. Từ đây chủ shop có thể theo dõi trạng thái của các đơn hàng (đã giao/chưa giao, đã thanh toán/Chưa thanh toán…). Ngoài ra, có thể xuất file đơn hàng theo nhu cầu sử dụng.

Đơn hàng đổi trả

Trong trường hợp khách đã mua nhưng vì nhiều lý do muốn trả hàng bạn cần tạo đơn hàng đổi trả để kiểm soát số lượng hàng trả và các chi phí liên quan. Đầu tiên chọn đơn hàng khách muốn trả trong Danh sách đơn hàng chọn đơn và nhấn hoàn trả. 

Sau đó vào mục tạo Đơn trả hàng nhập các thông tin đơn trả, thiết lập hoàn tiền cho khách hàng và nhập lại trong khó để tránh thất thoát và sai lệch cuối tháng.

Cài đặt lý do hủy trả

Để tránh khách đối trả với lý do không thích đáng gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp, Bego giúp cài đặt phần Lý do hủy trả trong phần cấu hình. Bạn có thể thêm các lý do mà shop chấp nhận đổi trả và thông báo trước cho khách hàng.

Điều này giúp chủ shop nắm lý do khách đổi trả để khắc phục nếu do shop làm chưa tốt. Tránh thất thoát và tốn nguồn lực vào việc xử lý đơn đổi trả. 

Đóng gói

Khi đơn hàng đã được hoàn thiện, tính năng này giúp tạo đơn đóng gói các sản phẩm theo thông tin trên đơn. Hoàn thành đóng thì xác nhận trên Bego Đã đóng gói để tiến đến các giai đoạn tiếp theo.

Quản lý sản phẩm

Thêm sản phẩm mới

Phần mềm giúp thêm mới các sản phẩm doanh nghiệp đang kinh doanh lên hệ thống. Có 2 cách thêm sản phẩm lên Bego. Đó là:

• Nhập trực tiếp từng sản phẩm: Thông tin cơ bản (tên, mã sản phẩm, đơn vị tính…), hình ảnh sản phẩm, Mô tả chi tiết, Giá bán, Thuộc tính
• Nhập bằng file sản phẩm từ thiết bị lên dưới định dạng .XLS

Bạn vẫn có thể chỉnh sửa/thêm thông tin sản phẩm nếu có sự thay đổi trong tương lai. Hoặc xóa sản phẩm nếu ngừng kinh doanh nó.

Danh sách sản phẩm

Tất cả sản phẩm thêm mới tạo thành danh sách quản lý ở màn hình chung. Chủ shop có thể tìm kiếm, xem, sắp xếp các sản phẩm theo bộ lọc tự tạo ra. Cùng với đó, bạn có thể xem sản phẩm theo Loại sản phẩm hoặc theo Thương hiệu.

In mã vạch

Bego hỗ trợ in mã vạch cho mỗi sản phẩm trong shop để quản lý và giúp quá trình bán hàng nhanh hơn. Để tạo mã vạch bạn chọn sản phẩm cần in hệ thống tự động tạo 1 mã vạch. Sau cùng chọn khổ tem in.

Chính sách giá

Phần mềm có cài đặt mặc định 2 chính sách giá áp dụng khi bán hàng và nhập hàng. Ngoài ra, bạn có thể thêm các chính sách giá phù hợp với tính hình kinh doanh của cửa hàng. Phần này được cài đặt trong phần cấu hình của Bego.

Quản lý Kho

Tồn kho

Tính năng này theo dõi được hàng hóa đang tồn trong kho của cửa hàng. Từ đó chủ động bổ sung hàng hóa đầy đủ đảm bảo cung cấp cho khách hàng. Hàng tồn trong kho được hiển thị theo danh sách. Chủ cửa hàng có thể tìm kiếm, lọc xem theo nhu cầu

Nhập hàng - Kiểm hàng - Chuyển kho

Bạn có thể tạo phiếu nhập hàng/phiếu kiểm hàng/chuyển kho để theo dõi hàng hóa được nhập xuất trong kho. Để hoàn thiện phiếu bạn thêm thông tin theo yêu cầu. Cụ thể:

• Phiếu nhận hàng: Nhập thông tin phiếu, nhà cung cấp, sản phẩm nhập, thanh toán.

• Phiếu kiểm hàng: Nhập chi nhánh và sản phẩm cần kiểm tra số lượng hàng

• Phiếu chuyển kho: Chọn chi nhánh chuyển và chi nhánh nhận, sản phẩm chuyển kho

Điều chỉnh giá vốn

Trong quá trình kinh doanh có sự thay đổi về giá vốn bạn có thể điều chỉnh tại đây. Bạn có thể tạo phiếu điều chỉnh giá vốn và điền các thông tin thay đổi và cập nhật nó.

Khách hàng

Thêm khách hàng vào danh sách

Tính năng này giúp thêm khách hàng đang có giao dịch với doanh nghiệp lên để quản lý. Có 3 cách thêm khách hàng mới lên Bego. Bao gồm:

• Nhập thủ công từng khách hàng: Thêm tên, mã khách hàng, địa chỉ, nhân viên phụ trách
• Thêm theo từng nhóm khách hàng hàng
• Tải file khách hàng có sẵn từ thiết bị lên dưới định dạng .XLS

Các khách hàng được thêm thành công được quản lý theo danh sách. Tương tự bạn có thể tìm kiếm, lọc xem theo các bộ lọc tự tạo ra. 

Nguồn bán hàng

Bego thiết lập sẵn nguồn bán hàng để doanh nghiệp biết được khách hàng của mình đến từ đâu. Bạn có thể cài đặt thêm nguồn khác tại phần cấu hình trong phần mềm. 

Nhà cung cấp

Với tính năng này bạn có thể thêm các nhà cung cấp đang là đối tác cung ứng sản phẩm cho doanh nghiệp mình. Điều này giúp cửa hàng quản lý xuất nhập hàng, xử lý công nợ, xuất phiếu thu chi dễ dàng hơn.

Có 2 cách để thêm nhà cung cấp lên phần mềm. Đó là:

• Thêm mới thủ công bằng cách nhập thông tin: Tên nhà cung cấp, địa chỉ, mã số thuế…
• Nhập file đã có thông tin từ thiết bị lên dưới định dạng .XLS

Vận chuyển

Kết nối đơn vị vận chuyển

Hiện tại, Bego đã kết nối với một số đơn vị vận chuyển như ViettelPost, VNPost, GHN… Trước khi liên kết bạn tạo tài khoản trên đơn vị vận chuyển mong muốn. Sau đó chọn phần Đối tác vận chuyển trên phần mềm để kết nối.

Thêm Shipper riêng

Ngoài việc sử dụng đơn vị giao hàng bên ngoại, Bego giúp bạn thêm thông tin của đội ngũ shipper của riêng cửa hàng. Chủ cửa hàng cần cập nhật thông tin của nhân viên giao hàng lên phần mềm để quản lý chung. 

Phương thức thanh toán

Bego hiện hỗ trợ các hình thức thanh toán sẵn trên phần mềm như Tiền mặt, chuyển khoản, COD, Ví Shopee. Bên cạnh đó, cửa hàng có thể tự thêm các hình thức thanh toán riêng phù hợp và thuận tiện với thương hiệu.

Tích hợp 

Sàn TMĐT

Hiện tại, Bego đã tích hợp với các sàn TMĐT là Shopee, Lazada, Tiki và Sendo. Khi kết nối thành công sẽ giúp đồng bộ toàn bộ sản phẩm từ Sàn và trên Phần mềm với nhau. Tại đây bạn cũng có thể quản lý luôn về đơn hàng, giá và tồn kho.

Fanpage Facebook

Bego phát triển Be Commerce giúp quản lý các comment và inbox đồng bộ về phần mềm để quản lý chung. Hỗ trợ ẩn các comment đơn hàng để tránh đối thủ lấy cắp thông tin khách hàng. 

Kết nối máy POS

Đối với các siêu thị, chuỗi bán lẻ Bego phát triển BePOS giúp kết nối với các thiết bị phần cứng như cân điện tử, máy quét mã vạch, máy in hóa đơn… Từ đó giúp quản lý sản phẩm, kho hàng và xử lý đơn hàng nhanh hơn.

Tài chính

Sổ quỹ

Tính năng giúp doanh nghiệp quản lý sổ quỹ của doanh nghiệp. Tạo các phiếu thu/phiếu chi kiểm soát dòng tiền ra vào tránh thất thoát. Cụ thể:

Phiếu chi

Phiếu chi giúp ghi lại các khoản tiền đã chi cho việc nhập hàng, và thanh toán các chi phí khác như phí vận chuyển, phí nhân công, phí thuê cửa hàng,… Có 2 cách tạo phiếu chi đó là:

• Tự động tạo ra từ các giao dịch trên hệ thống
• Tự tạo phiếu thu bằng cách nhập các thông tin theo yêu cầu: Chi nhánh tạo phiếu, Tên người chi, Giá trị phiếu, Hình thức chi tiền...

Phiếu thu

Đây là loại phiếu giúp ghi lại các khoản tiền đã thu được từ việc bán hàng hoặc thu nợ. Tương tự như phiếu chi thì cũng có 2 cách tạo ra phiếu thu là:

• Tự động tạo ra từ các giao dịch trên hệ thống ghi nhận
• Tạo chủ thông phiếu thu bằng cách điền các thông tin cần thiết: Chi nhánh, Nhóm người (khách hàng, đối tác), Tên người nộp, Loại phiếu, Giá trị phiếu...

Thuế

Bego giúp thiết lập các loại thuế mặc định cho từng loại hàng hóa hay giao dịch. Áp dụng cho việc bán hàng hoặc khi nhập hàng. Chủ cửa hàng có thể thiết lập Thuế tại phần Cấu hình của phần mềm. 

Ngoài ra, bạn có thể quản lý các loại thuế tại đây và thêm thông tin Thuế. Lưu ý là không thể sửa giá trị thuế khi đã sử dụng thuế đó trong một đơn hàng bất kỳ

Báo cáo

Với mỗi hạng mục, Bego cung cấp các loại báo cáo chi tiết về từng hạng mục. Bên cạnh đó sẽ có màn hình tổng quan báo cáo tổng thể hoạt động của cửa hàng. Các loại báo cáo của Bego đang có bao gồm:

Báo cáo bán hàng

Báo cáo theo doanh thu bán hàng theo ngày tháng/Theo nhân viên/Theo chi nhánh và Báo cáo lợi nhuận của cửa hàng.

Báo cáo nhập hàng

Tại đây sẽ có báo cáo nhập hàng theo thời gian/Theo sản phẩm/Nhà cung cấp/Chi nhánh và báo cáo thanh toán nhập hàng. 

Báo cáo kho

Báo cáo kho theo dạng bảng và bao gồm nhiều báo cáo nhỏ chi tiết liên quan đến kho hàng như:

• Báo cáo Tồn kho
• Báo cáo xuất nhập tồn
• Báo cáo kiểm kê hàng
• Sổ kho - Lịch sử xuất nhập kho

Báo cáo tài chính

Bego có các loại báo cáo về tài chính liên quan như Báo cáo công nợ của Khách hàng/ Nhà cung cấp/ Đối tác vận chuyển và Sổ quỹ - Lịch sử thu chi.