POS365

Hàng hóa

Thêm hàng hóa mới

Tính năng này giúp bạn thêm tất cả hàng hóa đang kinh doanh lên phần mềm để quản lý. POS365 giúp bạn thêm theo 2 cách cơ bản nhất. Đó là:

• Thêm từng sản phẩm thủ công: Nhập tên sản phẩm, Giá bán, Loại hàng (hàng đơn lẻ, dịch vụ, combo), Tồn kho, Thuộc tính…
• Thêm nhiều sản phẩm cùng lúc từ Import file định dạng excel lên phần mềm

Danh sách hàng hóa

Hàng hóa sau khi thêm hoàn tất sẽ được quản lý tập trung theo Danh sách hàng hóa. Tại đây bạn có thể tìm kiếm sản phẩm hoặc lọc xem theo các bộ có sẵn như:

• Lọc theo loại hàng
• Lọc theo nhóm
• Lọc theo tồn kho

Trường hợp muốn xem chi tiết hàng hóa bạn chỉ cần bấm vào tên hàng trong danh sách để xem. Đặc biệt, bạn cũng có thể chỉnh sửa, cập nhật thông tin hoặc xóa hàng hóa đó nếu ngừng bán nó hoặc hết hàng.

Ngoài ra, bạn có thể chủ động tạo mới các nhóm hàng hóa để tiện quản lý và sắp xếp dễ dàng hơn.

Thiết lập bảng giá

POS365 sẽ giúp bạn thêm bảng giá mới để áp dụng cho việc kinh doanh. Bạn cần nhập thông tin Tên bảng giá, Ngày có hiệu lực, Dùng cho chi nhánh nào và Nhóm khách hàng nào.

Sau khi thêm thành công tất cả cá bảng giá cũng được quản lý tập trung thành danh sách. Và bạn vẫn có thể thêm/chỉnh sửa/cập nhật/xóa bảng giá theo nhu cầu sử dụng. Đồng thời, phần mềm cũng giúp tải bảng giá xuống thành file PDF cho hoạt động liên quan.

Kiểm kê hàng hóa

POS365 giúp kiểm kê hàng hóa trong hệ thống với hàng hóa thực đang có tại cửa hàng. Từ đó nắm bắt tình trạng hàng để có những bước chuẩn bị tiếp theo. Việc kiểm kê sẽ được thực hiện bằng cách tạo phiếu kiểm kê.

Nhập đầy đủ thông tin theo mẫu phiếu sẵn trong hệ thống. Phiếu hoàn thành sẽ được tổng hợp thành danh sách để theo dõi. Và bạn cũng có thể thực hiện thao tác Cập nhật/Copy/Hủy/Xóa phiếu tùy thuộc vào nhu cầu.

In mã vạch hàng hóa

Tính năng giúp cửa hàng in mã vạch cho từng loại hàng hóa để dễ quản lý. Để in mã bạn chọn sản phẩm cần in (Tìm kiếm hoặc import file nhiều sản phẩm). Sau đó thiết lập khổ giấy, mẫu in và lưu lại. 

Cảnh báo hàng hết hạn sử dụng

Đối với mô hình bán lẻ, hàng hóa được nhập theo lô và hạn sử dụng thì tính năng này sẽ giúp quản lý và cảnh báo cho bạn biết. Từ đó chủ cửa hàng có thể lên kế hoạch xử lý những mặt hàng sắp hết hạn đó. 

Quản lý sản xuất và sơ chế hàng hóa

Đối với các cửa hàng doanh nghiệp tự sản xuất và sơ chế hàng hóa thì tính năng này giúp quản lý quá trình thực hiện. 

Phần sản xuất này được thực hiện bằng cách Thêm lệnh sản xuất & sơ chế. Các bước tạo lệnh như sau:

• Nhập nguyên liệu đầu vào cần để sản xuất mặt hàng đó: Vải, khuy áo
• Khai báo thành phẩm đầu ra: Áo thun
• Thêm mã chứng từ: Nếu không nhập hệ thống thêm mã chứng từ mặc định trong hệ thống
• Ngày sản xuất của loại hàng đó

Nhà cung cấp

Thêm mới nhà cung cấp

Tính năng giúp bạn thêm nhà cung cấp vào phần mềm để quản lý và thực hiện các giao dịch. Để thêm mới nhà cung cấp cũng có 2 cách cơ bản. Cụ thể:

• Thêm mới từng nhà cung cấp: Chọn Thêm mới và điền các thông tin theo yêu cầu như Tên nhà cung cấp, mã số, điện thoại, nhân viên chịu trách nhiệm…
• Import từ file excel đã có sẵn thông tin nhà cung cấp

Quản lý nhà cung cấp

Danh sách nhà cung cấp được lưu trữ tại màn hình quản lý. Tại đây người dùng có thể tìm kiếm, xem các nhà cung cấp theo các bộ lọc về tổng giao dịch, số dư nợ, theo nhóm nhà cung cấp hay theo nhân viên.

Ngoài ra, POS365 phân nhóm các nhà cung cấp theo tiêu chí doanh nghiệp tự đề ra để dễ quản lý. Bạn chọn Dấu cộng trong phần lọc theo nhóm để thêm nhóm mới.

In số nợ

Với tính năng này, bạn có thể in chi tiết công nợ với nhà cung cấp từ POS365. Bấm vào xem chi tiết nhà cung cấp trong danh sách nhà cung cấp và chọn In sổ nợ. Hệ thống đã cập nhật sẵn phiếu in để bạn có thể in ra hoặc tải xuống.

Khách hàng

Thêm khách hàng mới

POS365 giúp bạn thêm khách hàng đang có vào hệ thống để quản lý và bán hàng. Vẫn có 2 cách thêm khách hàng phổ biến nhất đó là Thêm từng khách hàng và Import file .XLS có sẵn lên phần mềm. 

Bạn cần cung cấp đủ thông tin khách hàng như Họ tên, Mã khách hàng, số điện thoại, địa chỉ, hình ảnh, Nhân viên quản lý...

Quản lý khách hàng

Tương tự danh sách khách hàng sẽ được lưu trữ trên phần mềm tập trung để quản lý. Người dùng có thể thực hiện các thao tác quản lý và theo dõi khách hàng như:

• Tìm kiếm khách hàng theo Họ tên, Mã khách hàng, Sinh nhật
• Thêm mới nhóm khách hàng: Đặt tên nhóm và điều kiện để khách hàng vào nhóm đó. Ví dụ: Có tổng giao dịch trên 10 triệu.
• Lọc xem khách theo các bộ lọc như Theo tổng giao dịch, Dư nợ, Theo nhóm

Trong thời gian kinh doanh và bán hàng có sự thay đổi bạn cũng có thể Thêm/Cập nhập/Chỉnh sửa/Copy/Xóa thông tin khách hàng như bình thường.

Gửi SMS hàng loạt

POS365 hỗ trợ doanh nghiệp gửi tin nhắn SMS hàng loạt đến khách hàng đã có thông tin trong hệ thống. Tính năng này giúp gửi chương trình khuyến mãi, thông báo về sản phẩm, thương hiệu đến khách hàng.

Cước phí hiện tại khoảng 500đ/Tin nhắn và có 2 kiểu gửi tin để bạn lựa chọn. Đó là:

• Tin nhắn thương hiệu(Brandname): Tin nhắn hiển thị tên công ty ở mục người gửi
• Tin nhắn đầu số ngẫu nhiên(bình thường): Tin nhắn hiển thị sđt như bình thường

Đối tác giao hàng

POS365 hỗ trợ thêm đối tác giao hàng vào phần mềm. Tuy nhiên, cửa hàng tự liên kết và nhập thông tin đối tác vào chứ trên phần mềm chưa tích hợp sẵn đơn vị vận chuyển nào. 

Bạn nhập thông tin đối tác giao hàng theo 2 cách là Thêm từng đối tác hoặc Import file thông tin có đầy đủ Tên đối tác, số điện thoại, tỉnh thành, người quản lý,... Nếu có thay đổi thông tin có thể cập nhật về sau. 

Chương trình khuyến mãi

Mã giảm giá

POS365 giúp bạn tạo các mã giảm giá (dưới dạng voucher) cho khách hàng sử dụng. Để tạo voucher bạn thêm thông tin 

• Tên mã giảm giá
• Số lượng voucher phát hành
• Thời hạn sử dụng của voucher
• Giá trị của voucher: Tính theo số tiền hay theo %

Các Voucher được hoàn thiện được cập nhật theo danh sách để theo dõi. Chủ cửa hàng có thể Điều chỉnh/Cập nhật/Xóa chi tiết phiếu theo yêu cầu. 

Tính điểm thưởng

Với những khách hàng thân thiết, bạn có thể dùng tính năng này của POS365 để tính điểm thưởng cho họ. Bạn cần cài đặt cách tính điểm theo 2 bước sau để áp dụng cho khách. Các bước ở đây là:

1. Quy đổi giá trị tiền tương ứng với 1 điểm.
2. Quy đổi 1 điểm tưởng tương ứng với giá trị tiền được chiết khấu.
3. Tùy chọn thiết lập tính điểm thưởng đối với những đơn có chiết khấu hoặc những sản phẩm có chiết khấu.

Mua hàng - Tặng hàng

Trong một số dịp đặc biệt có thể diễn ra các chương trình mua hàng - tặng quà. POS365 sẽ giúp thiết lập điều kiện mua hàng để được tặng quà như thế nào. 

Bước đầu chọn mặt hàng (Vd: Quần Jean) là điều kiện. Sau đó chọn mặt hàng sẽ được khuyến mãi (VD: Áo thun). Như vậy hệ thống POS365 sẽ tự hiểu: Khi khách hàng mua “Quần Jean” sẽ được tặng Áo thun. 

Đồng thời, bạn cần chọn số lượng hàng hóa sẽ khuyến mãi, đơn giá tặng và thời gian áp dụng để đảm bảo chương trình diễn ra thuận lợi và phù hợp với ngân sách dành cho chương trình Mua hàng - Tặng hàng này.

Bán hàng

Bán hàng trên màn hình thu ngân

Tính năng giúp bạn thực hiện các thao tác nhận order/nhập sản phẩm - Tạo đơn hàng - Thanh toán cho khách tại cửa hàng. Mở màn hình Thu ngân ở góc phải trong phần mềm để thao tác.

Các bước tạo đơn hàng trên màn hình thu ngân của POS365 như sau:

• Chọn sản phẩm khách hàng đã order/đã lấy.
• Chỉ định nhân viên bán hàng cho những mặt hàng đó để tính hoa hồng thêm cho họ.
• Áp dụng chiết khấu ở đơn giá (nếu có).
• Nhập ghi chú của khách hàng mong muốn trong món ăn/sản phẩm đã chọn.
• Thêm thông tin nếu là khách hàng mới hoặc tích điểm cho khách nếu là khách hàng cũ.
• Lựa chọn phương thức thanh toán: Tiền mặt, qua thẻ, QR code…
• Chọn Tạm tính nếu khách hàng muốn kiểm tra hóa đơn. Nếu khách đã xác nhận đơn thì bấm Thanh toán. Đơn hàng được lưu vào hệ thống phần mềm.

Bên cạnh đó, cửa hàng vẫn có thể tạo các đơn hàng ở chế độ Offline khi bị mất mạng internet. Khi trạng thái trở lại bình thường cần bật tính năng đồng bộ để thông tin đơn hàng được tự động nhập vào phần mềm.

Quản lý đơn hàng

Sau khi đồng bộ, POS365 giúp quản lý tất cả các đơn hàng, cập nhật thông tin đơn hàng. Người dùng có thể tìm kiếm lại các đơn hàng theo mã chứng từ, mặt hàng, đối tác, kênh bán hàng. Lọc xem các đơn theo tiêu chí như Trạng thái, Nhân viên, Chi nhánh, Thời gian.

Ngoài ra, bạn có thể xem chi tiết từng hóa đơn bằng cách nhấp vào Hóa đơn ở danh sách. Đồng thời, thực hiện các thao tác với hóa đơn như Cập nhật/Chỉnh sửa/Xóa hóa đơn và In hóa đơn.

Sổ tay bán hàng nhanh

Số tay bán hàng trên POS365 là công cụ giúp tạo ra các gói hàng hóa. Ví dụ như gói bảo dưỡng, gói quà tặng… Khi bán hàng chỉ cần chọn theo gói thì các mặt hàng trong gói sẽ được tự động thêm vào đơn hàng. 

Để thêm các số tay mới bạn chọn các sản phẩm muốn gom thành nhóm phù hợp. Đặt tên và lưu lại và hoàn thành 1 số tay bán hàng nhanh.

Quản lý cửa hàng

Chủ cửa hàng có thể thêm thông tin cửa hàng ngay từ phần đăng nhập vào hệ thống. Nếu chưa hoàn chỉnh có thể cập nhật thêm tại phần Cài đặt. Lưu ý chọn Lĩnh vực kinh doanh từ đầu để POS365 tự động cấu hình các tính năng phù hợp.

Đối với chuỗi cửa hàng có nhiều chi nhánh, bạn có thể thêm thông tin các chi nhánh để quản lý chung. Thêm tên chi nhánh, địa chỉ và số điện thoại như bình thường để hoàn thành. 

Quản lý nhân viên

Thêm mới nhân viên

Thường một doanh nghiệp/cửa hàng sẽ có nhiều nhân viên để quản lý nhiều mảng trong kinh doanh. Vì vậy, tính năng này của POS365 giúp chủ cửa hàng thêm nhân viên vào phần mềm để cùng quản lý. 

Danh sách nhân viên

Danh sách tất cả nhân viên được quản lý chung. Đặc biệt, tại phần xem chi tiết thông tin nhân viên bạn cần phân quyền hạn cho nhân viên Truy cập/Xem vào những phần nào trên phần mềm.

Và tương tự các tính năng khác, Chủ cửa hàng có thể thêm nhiều nhân viên khác, chỉnh sửa thông tin hoặc xóa tài khoản nhân viên đó nếu không còn làm việc tại cửa hàng nữa. 

Quản lý Kho

Nhập hàng - Trả hàng

POS365 giúp quản lý việc Nhập hàng/Trả hàng thông qua các phiếu nhập hàng và trả hàng. Điều này hỗ trợ quản lý hàng hóa trong kho nhập xuất, tránh thất thoát và sai lệch thực tế. Chi tiết hoạt động của các phiếu này như sau:

Phiếu nhập hàng

Thêm các mặt hàng được nhập theo các thủ công hoặc import từ file nhiều sản phẩm cùng lúc trên POS365. Điền thông tin về nhà cung cấp, thời gian nhập, giá trị… để hoàn thành phiếu. Phiếu nhập hàng được quản lý chung tại 1 danh sách để theo dõi và đối chiếu hàng hóa sau này.

Phiếu trả hàng

Có 2 loại trả hàng là Trả hàng cho nhà cung cấp và việc Trả hàng từ phía khách hàng. Cụ thể là:

• Trả hàng cho nhà cung cấp: Trong quá trình nhập hàng không đúng theo thỏa thuận hoặc hàng hóa bị hư hỏng do lỗi nhà cung cấp thì bạn có thể tạo mới Trả hàng. Điền các thông tin theo yêu cầu và trả lại hàng.

• Trả hàng từ đơn của khách hàng: Trường hợp vì lo gì đó khách hàng yêu cầu trả hàng bạn cũng cần tạo phiếu trả, điền các thông tin. Tiến hành thanh toán lại tiền cho khách hàng và nhập lại hàng vào kho để đảm bảo số lượng.

Chuyển hàng

Trong quá trình bán hàng cần luân chuyển hàng hóa giữa các chi nhánh thì POS365 sẽ hỗ trợ tạo Phiếu chuyển hàng. Điều này giúp kiểm soát hàng hóa và nhập hàng kịp thời cho các chi nhánh đang thiếu. Đảm bảo khớp số cuối kỳ khi kiểm tra.

Tính năng cho Nhà hàng/Quán ăn/Cà phê/Bar

POS365 hiện phát triển các tính năng khác phù hợp riêng của ngành hàng F&B. Cụ thể áp dụng có tất cả các mô hình Nhà hàng, cà phê, quán ăn nhỏ, Bar…

Quản lý order

Phần mềm có thể sử dụng để order trên order trên iPad, máy tính bảng và các loại máy bán hàng( Máy Bán Hàng Cảm Ứng/Máy Bán Hàng Cầm Tay). Điều này giúp nhân viên order nhanh chóng cho khách, không bị phụ thuộc vào 1 quầy thu ngân. 

Các đơn hàng được nhận sẽ chuyển thẳng đến Nhà bếp/Quầy Bar để chế biến món. Tạo ra quy trình order hoàn chỉnh.

Theo dõi tình hình bàn/phòng trống

Giao diện danh sách bàn trên phần mềm POS365 giúp bạn dễ dàng nắm được bàn nào đang có khách hàng, bàn nào còn trống. Từ đó sắp xếp đặt món, ra món và gộp tách bàn dễ dàng hơn.

Thông báo lên điện thoại khi có khách ra vào quán

Phần mềm POS365 sẽ gửi thông báo trên điện thoại cho bạn khi có khách ra/vào quán hoặc phát sinh giao dịch tại quán. Giúp theo dõi mọi hoạt động bán hàng trong quán và không bỏ lỡ khách hàng.

Quản lý Thu - Chi

Tính năng giúp quản lý các khoản thu chi của doanh nghiệp/cửa hàng từ giao dịch bán hàng, nhập hàng, trả hàng hoặc các do bạn tự tạo ra để phục vụ các khoản thu phát sinh. Qua đó, quản lý được dòng tiền và theo dõi được Tổng thu, Tổng chi và Tồn quỹ tương ứng.

POS365 hỗ trợ tạo phiếu thu/phiếu chi và lưu lại thành danh sách để quản lý. Người dùng chỉ cần nhập thông tin yêu cầu và lưu phiếu lại là hoàn thành. 

Báo cáo

Hiện POS365 cung cấp đầy đủ các loại báo cáo thống kê chi tiết với từng hạng mục. Báo cáo giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình kinh doanh của cửa hàng, số lượng hàng hóa bán ra, doanh thu theo thời gian, theo chi nhánh.

Các loại báo cáo thống kê và phân tích đang có trên phần mềm POS365 bao gồm:

• Tổng kết cuối ngày: Tổng kết doanh thu, số hàng được bán ra, tổng số đơn hàng trong ngày.
• Báo cáo bán hàng: Chi tiết doanh thu từ bán hàng, thông tin khách hàng mua hàng, người bán hàng là ai và giá trị mỗi đơn hàng.
• Báo cáo trả hàng: Chi tiết hàng hóa trả hàng, số lượng và giá trị hàng
• Hao phí nguyên vật liệu
• Báo cáo nhập hàng: Thời gian nhập hàng, nhập từ đối tác nào, giá trị hàng hóa nhập
• Báo cáo kho hàng: Số lượng hàng hóa tồn kho
• Báo cáo công nợ: Thông tin khách hàng đang có công nợ và số tiền nợ
• Báo cáo hoa hồng: Tổng doanh thu và số hoa hồng tương ứng
• Sổ quỹ Thu & Chi: Tổng tiền Thu/Chi theo các phiếu tổng hợp lại
• Báo cáo đa chi nhánh: Cập nhật tính hình bán hàng của từng chi nhánh
• Báo cáo Chăm sóc khách hàng: Phân tích thói quen mua hàng của khách hàng
• Phân tích bán hàng: Tập hợp các hàng hóa đang được bán chạy
• Kết quả kinh doanh: Tổng lợi nhuận cuối cùng khi trừ các khoản chi phí, chiết khấu, giá vốn