SlimCRM

Quản lý Khách hàng

Thêm mới khách hàng

SlimCRM giúp thêm mới dữ liệu khách hàng vào hệ thống để quản lý chung. Phần mềm ghi nhận thông tin của khách hàng doanh nghiệp và khách hàng cá nhân. Nếu là khách hàng cá nhân bạn bỏ qua bước thêm thông tin khách hàng này đến bước Thêm người liên hệ. 

Có 2 cách để thêm khách hàng là công ty. Đó là:

• Thêm nhanh trực tiếp: Tự điền các thông tin khách hàng như Tên công ty, Mã số thuế, Địa chỉ, số điện thoại…

• Nhập khách hàng từ file CSV: Nếu bạn đang có file Excel thì cần chuyển khách hàng sang file CSV. 

Thêm người liên hệ của khách hàng

Nếu là khách hàng cá nhân bạn thêm thông tin của người đó tại đây. Đối với khách hàng là công ty, bạn thêm liên hệ của người đại diện để liên lạc khi cần thiết. Các thông tin cần cập nhật là Họ tên, số điện thoại, email, chức vụ. 

Sau khi Thêm người liên hệ bạn có thể phần quyền xem dữ liệu cho khách hàng các hạng mục tùy chọn. Chỉ cần bật tắt các nút và lưu lại. 

Các hạng mục có thể phân quyền xem cho khách hàng

Danh sách khách hàng

Tất cả danh sách khách hàng (cá nhân và doanh nghiệp) đều được hiển thị đầy đủ tại mục khách hàng. Người dùng có thể lọc xem, tìm kiếm theo bộ lọc như:

• Người phụ trách khách hàng đó
• Nhóm khách hàng: nhóm VIP, Hài lòng, Không hài lòng và Ngừng dịch vụ
• Khu vực: TP HCM, Hà Nội, Đà Nẵng…
• Hóa đơn: Đã thanh toán, Chưa thanh toán, quá hạn...
• Báo giá: Đã gửi báo giá hay chưa
• Dự án: Chưa bắt đầu, Đang bắt đầu, Đã kết thúc
• Đề xuất
• Loại hợp đồng: Theo công ty ký kết
• Nhắc nhở: Tuần này, tháng này có công việc gì

Đồng thời tổng quan về khách hàng cũng được cập nhật tại đầu. Giúp doanh nghiệp nắm được tổng số khách hàng, đang hoạt động, tạm ngừng hay đang được liên hệ. 

Thêm nhắc nhở

SlimCRM giúp người dùng cài đặt các nhắc nhở công việc với khách hàng để tránh bỏ lỡ. Để hoàn thành nhắc nhở bạn nhập thông tin ngày nhắc nhở, nội dung cần nhắc nhở. Bên cạnh đó bạn có thể chọn gửi email nhắc nhở để phần mềm gửi thông báo khi gần đến hẹn. 

Cơ hội bán hàng

Cơ hội ở đây là thông tin những người/doanh nghiệp tiềm năng có thể trở thành khách hàng của bạn. Trong kinh doanh hay còn gọi là Lead. 

Thêm cơ hội

Để thêm cơ hội và có khả năng chuyển đổi cơ hội đó thành khách hàng của mình nhanh hơn, người dùng cần có đầy đủ các thông tin như:

• Tình trạng cơ hội: Mới, Đã liên hệ hay Đã đặt lịch
• Nguồn thu về cơ hội: Từ Facebook, Website, Google Ads, Có người giới thiệu…
• Người phụ trách: Điền tên Sale phụ trách đã được thiết lập
• Thông chi tiết về khách hàng: Tên, Công ty, Số điện thoại, Địa chỉ, Ghi chú thêm…

Tương tự, SlimCRM giúp bạn thêm cơ hội theo 2 cách cơ bản là Nhập trực tiếp các thông tin trên hoặc Nhập từ file CSV. 

Đặc biệt, khi đã chuyển đổi cơ hội thành công thành khách hàng thì bạn chọn mục Chuyển đổi thành khách hàng. Thông tin đã nhập trước đó sẽ tự động chuyển sang danh sách các khách hàng đang có để quản lý

Quản lý danh sách cơ hội

Tất cả cơ hội nhập vào sẽ hiển thị tại 1 nơi với đầy đủ thông tin. Bạn có thể lọc xem và tìm kiếm theo các bộ lọc được thiết lập sẵn. Từ đó dễ dàng quản lý nguồn khách hàng tiềm năng của mình. 

Phân công cơ hội

Tính năng này giúp nhà quản lý chọn Khách hàng (Cơ hội) và phân công cơ hội cho nhân viên phụ trách tương ứng. Nhân viên sẽ được nhận thông báo qua email và cả trên SlimCRM.

Tự động tạo cơ hội từ Website và Email

Tích hợp với Form từ Website

Người dùng có thể tạo nhiều biểu mẫu trên website và tích hợp vào SlimCRM để quản lý cơ hội/khách hàng dưới dạng iframe. Khi khách hàng để lại thông tin trên các biểu mẫu sẽ tự động chuyển về phần mềm để chăm sóc. 

Tích hợp với Email

SlimCRM cho phép tích hợp email với các biểu mẫu đăng ký trên web. Khi khách hàng để thông tin trên Form từ email họ nhận được tự động dữ liệu sẽ được cập nhật về phần mềm. Người quản lý chỉ cần phân công người phụ trách cho cơ hội đó. 

Bên cạnh đó, SlimCRM còn có tính năng gửi email hàng loạt. Bạn cần tạo chiến dịch theo các tiêu chí có sẵn. Thiết kế email bằng cách kéo - thả hoặc thêm mẫu form khảo sát sẵn và gửi email.

Đường ống bán hàng (Sale pipeline)

Đây là tính năng giúp nhân viên theo dõi các giai đoạn của Cơ hội. Tránh bỏ sót các công việc cần thực hiện ở mỗi giai đoạn. SlimCRM sẽ gợi ý cho nhân viên những nội dung. Cụ thể là:

• Cơ hội đang ở giai đoạn nào theo các cấp độ.
• Gợi ý các công việc cần làm ở giai đoạn tiếp theo: Người Trưởng nhóm hay quản lý có thể thêm gợi ý để tăng tỷ lệ chốt sale. Phần gợi ý có thể chỉnh sửa tại phần Sửa tình trạng. 

Quản lý công việc - Dự án

Danh sách công việc

Thêm mới công việc

SlimCRM giúp lên danh sách công việc mới cho nhân viên và cài đặt sẵn các deadline. Ngoài việc nhập nội dung công việc thuần văn bản, bạn có thể sử dụng Mindmap (sơ đồ tư duy) tại biểu tượng bóng đèn. 

Giao diện Mindmap trong SlimCRM

Đồng thời bạn có thể giao việc/thêm người theo dõi hoặc thêm các đầu mục công việc trên SlimCRM để nhân viên/quản lý dễ dàng theo dõi công việc. Tạo các công việc lặp lại hoặc sao chép công việc nếu cần thiết.

Tính giờ làm việc

CEO/Quản lý có thể bắt đầu tính giờ làm việc cho nhiều đầu công việc cùng lúc. Để tính giờ cần thiết lập và điền thông tin về thời gian thực hiện, người thực hiện, ngày bắt đầu, ngày kết thúc...

Tạo hóa đơn công việc 

Với mỗi công việc đã được hoàn thành, bạn có thể xuất hóa đơn cho nó. Chọn mục Xuất hóa đơn sẽ hiển thị thông tin hóa đơn dự án + tên công việc xuất hóa đơn. Điền thông tin như các bước tạo Hóa đơn thông thường.

Quản lý dự án

Thêm dự án mới

SlimCRM giúp doanh nghiệp thêm các dự án mới với khách hàng. Những người nằm trong dự án sẽ được gửi email thông báo để nắm được tiến độ của dự án. Ngoài ra, bạn có thể thiết lập quyền xem của khách hàng với dự án. 

Danh sách công việc cũng được hiển thị đầy đủ với phần tóm lược dự án trên đầu để dễ dàng theo dõi tổng quan. Bạn cũng có thể lọc tìm kiếm dự án như bình thường.

Sau khi thêm dự án thành công, người dùng có thể thiết lập các công việc trong dự án. Các thao tác để giúp xử lý và theo sát công việc tốt hơn như:

• Gắn nhãn cho công việc
• Tạo hóa đơn cho từng công việc
• Đính kèm file mô tả công việc nếu cần thiết

Biểu đồ Gantt

Tính năng này giúp bạn xem tổng quan các dự án theo sơ đồ Gantt hoặc xem từng dự án. Đặc biệt, có thể xuất thành file PDF rõ ràng hơn để dùng trong thuyết trình hay báo cáo. 

Biểu đồ Gantt của một dự án trên SlimCRM

Lập hóa đơn dự án

Khi dự án ở trạng thái Đang thực hiện/Đã hoàn thành bạn có thể tạo thêm các Hóa đơn phát sinh trong dự án. Điều này giúp quản trị rủi ro và tính toán để không thiếu hụt ngân sách.

Quản lý hợp đồng

Thêm mới hợp đồng

SlimCRM giúp tạo các hợp đồng mới ngay trên phần mềm. Bạn cần nhập thông tin về tên khách hàng, tên hợp đồng, giá trị hợp đồng… để hoàn thiện. Đặc biệt, bạn có thể sử dụng những mẫu hợp đồng có sẵn trên SlimCRM. 

Nếu không muốn khách hàng xem được hợp đồng bạn chọn phần Ẩn thông tin với khách hàng. 

Nhắc và gia hạn hợp đồng

Phần mềm giúp bạn tạo nhắc hẹn hợp đồng theo ý muốn. Có thể gửi thông báo nhắc nhở trước hạn bao nhiêu ngày tự động. 

Bên cạnh đó, nếu tiếp tục hợp tác với khách hàng cũ bạn có thể gia hạn hợp đồng trên phần mềm. Chỉ cần vào lịch sử chọn hợp đồng mong muốn và gia hạn

Quản lý tài chính

Khoản thu

Người dùng có thể thêm khoản thu để quản lý tại một nơi. Thông tin khoản thu bắt buộc cần có là Loại khoản thu, Ngày thu, Số tiền cụ thể. Ở phần tùy chọn nâng cao kế toán có thể cập nhật thêm phương thức thanh toán, loại tiền, thuế.

Các khoản thu được cập nhật theo danh sách cụ thể trên phần mềm. Bạn cũng có thể sửa danh mục phân loại các khoản thu. 

Chi phí 

SlimCRM hỗ trợ thêm các chi phí cho doanh nghiệp và cả khách hàng. Đối với khách hàng có thể xuất hóa đơn. Đối với một số khoản chi phí thường niên có thể tạo chi phí lặp lại theo khoảng thời gian mong muốn. 

Tồn quỹ

Tại đây, doanh nghiệp có thể xem thông tin về quỹ đang có. Cụ thể như:

• Thống kê số tiền trong các quỹ (tài khoản) theo tháng, năm
• Chuyển quỹ giữa các quỹ khác nhau

Quản trị Nhân sự

Danh sách nhân viên

SlimCRM giúp hiển thị toàn bộ danh sách nhân viên. Để thêm nhân viên mới bạn điền các thông tin như Ảnh đại diện, Họ & Tên, Email, thuộc phòng ban nào… Tại đây, người quản lý cũng có thể phân quyền hạn (Xem/Thêm/Sửa các mục) cho các nhân viên. 

Lập các nhóm kinh doanh trên phần mềm để dễ theo dõi và kiểm soát. Đặt tên nhóm và thêm các thành viên và công việc của họ. Phần này vẫn được theo dõi và chỉnh sửa về sau. 

Đơn xin nghỉ phép

Nhân viên có thể tạo đơn xin nghỉ phép thông qua phần mềm SlimCRM. Mẫu đơn đã có sẵn, chỉ cần điền các thông tin cần thiết và gửi đi.

Hệ thống sẽ tự động gửi mail đến bộ phận nhân sự. Trường hợp đơn bị từ chối nhân viên sẽ nhận được email thông báo và lý do bị từ chối. 

Chỉ tiêu kinh doanh (KPI)

Hiện tại, SlimCRM đã thiết lập sẵn 7 loại mục tiêu để quản lý lựa chọn và giao KPI. Các loại này bao gồm:

• Đạt được tổng doanh thu (Thu nhập được tính đơn vị tiền tệ mặc định)
• Chuyển đổi X khách hàng tiềm năng
• Tăng số lượng khách hàng (không qua tạo cơ hội)
• Tăng số lượng khách (Có tạo cơ hội)
• Ký hợp đồng theo loại (Được tính từ ngày thêm vào hệ thống)
• Ký hợp đồng theo loại (Được tính từ ngày bắt đầu hợp đồng)
• X lần chuyển đổi báo giá (Chỉ tính những báo giá được chuyển sang hóa đơn)

Người sử dụng thêm các mục tiêu kinh doanh mới. Nhập Tên mục tiêu, Loại mục tiêu, Nhân viên, Kết quả, Ngày bắt đầu… để hệ thống tự động thông báo cho nhân viên. 

Sau khi thêm thành công danh sách các Chỉ tiêu sẽ thống kê lại để theo dõi. Tại đây hiển thị đầy đủ loại mục tiêu, tên nhân sự thực hiện, deadline công việc và tiến hình. giúp người giao việc nắm bắt tiến trình công việc của nhân viên. 

Thời gian làm việc

Phần tính năng giúp thống kê thời gian đăng nhập vào phần mềm để làm việc của các nhân viên. Được thể hiện theo biểu đồ hình cột. Bạn có thể xem tất cả nhân viên hoặc từng nhân viên theo nhu cầu

Quản lý phòng ban

SlimCRM giúp cập nhật danh sách các phòng ban. Trong đó gồm thông tin như Tên phòng ban, email phòng ban để liên hệ khi cần thiết.

Kiến thức và Tài liệu

Kiến thức

Tính năng này giúp doanh nghiệp cập nhật các bài đăng về kiến thức liên quan đến sản phẩm/dịch vụ đang kinh doanh. Các kiến thức được phân nhóm để dễ tìm kiếm và theo dõi. 

Nếu bạn không muốn khách hàng xem phần kiến thức có thể tắt tính năng này đi. Đồng thời, có thể phân quyền (Xem/Thêm/Chỉnh sửa) cho các nhân viên. 

Tài liệu

Mỗi tài khoản đăng nhập, mặc định hệ thống SlimCRM sẽ tạo thư mục riêng cho người đó. Thư mục Public là dành cho tất cả nhân viên công ty. Bạn có thể tải/thêm mới… bất kỳ tài liệu nào lên kho lưu trữ này nhờ các nút trên thanh menu ngang

Wiki

Wiki là một trang web nội bộ, cho phép nhân viên có thể tự soạn thảo, cập nhật. Giúp tổ chức và quản lý tài nguyên tri thức của doanh nghiệp. 

Tính năng Wiki trên SlimCRM được thể hiện qua 4 mục chích. Bao gồm:

• Wiki chủ đề: Tập hợp các 'Bài viết' cùng chủ đề, được phân quyền cho các 'thành viên' hoặc 'vai trò' trong công ty
• Wiki bài viết: Tài liệu đa phương tiện (text, ảnh, video, mindmap...), bài viết được tự động tạo 'Mục lục'
• Đăng bởi tôi: Tập hợp các 'Bài viết' bạn đã tạo ra
• Đánh dấu: Truy cập nhanh các 'Bài viết' đã được bookmark/đánh dấu

OKR

Với tính năng OKR, doanh nghiệp có thể quản trị tổng thể mọi khía cạnh trong một phần mềm. Đầu tiên cho phép thiết lập toàn bộ Mục tiêu của doanh nghiệp tại đây. Bao gồm: mục tiêu công ty, phòng ban, cá nhân.

Trong suốt quá trình triển khai, sẽ có phần check in là 1 cuộc họp ngắn để báo cáo về tiến độ OKR và đặt ra ưu tiên cho tuần sắp tới để đảm bảo rằng OKRs tiến triển. Đồng thời, SlimCRM cho phép thiết lập các chỉ số quan trọng trong OKR Chu kỳ

• Câu hỏi check-in
• Mẫu phản hồi / ghi nhận
• Đơn vị
• Nhóm OKRs

Gửi SMS hàng loạt

SlimCRM hỗ trợ gửi SMS hàng loạt đến số điện thoại của khách hàng đã được cập nhất trên phần mềm. Bạn tạo chiến dịch, điền các thông tin cần thiết. Hoặc lên chiến dịch nhanh bằng chọn mẫu SMS sẵn tùy chỉnh thông tin và gửi đi

Bảng tính online

Bảng tính online là tính năng có cách thức hoạt động gần giống như Excel, Google Sheet. Nó dùng để lưu trữ và tính toán các dữ liệu có cấu trúc bảng như: Bảng chấm công, bảng kế hoạch, danh mục…

Tuy nhiên, Bảng tính online chỉ bao gồm 1 vài tính năng cơ bản, không có các công thức phức tạp như Excel nên không thể thay thế được. Bạn có thể dùng để nhập dữ liệu danh mục và tính toán đơn giản.

Tích hợp

Tổng đài ảo OmiCall

Trước khi kết nối với OmiCall, người dùng cần thiết lập mục Tổng đài trên SlimCRM. Sau đó, đăng nhập và hệ thống Omicall.com để lấy các thông số Api key, Domain, Số nội bộ, Mật khẩu để điền vào phần mềm. 

Hóa đơn điện tử M-invoice và ihoadon (Efy)

Bạn cần nhập "Tất cả mẫu số hóa đơn" trong mục "Cài đặt chung". Sau khi lưu cài đặt thì bấm vào chọn tag M-invoice hoặc ihoadon (Efy). Điền các thông tin cần thiết sau đó lưu lại là hoàn thành. 

Tuy nhiên trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp chỉ được kích hoạt 1 loại dịch vụ.

Zoom Cloud Meeting

SlimCRM hỗ trợ API với ứng dụng Zoom Cloud Meeting giúp tạo các cuộc gặp mặt khách hàng, buổi hội thảo, cuộc họp nội bộ nhanh chóng. 

Zapier

Zapier là một công cụ tự động hóa trực tuyến kết nối các ứng dụng yêu thích của bạn, chẳng hạn như Gmail, Google Sheet, Slack, Mailchimp,... Để kết nối SlimCRM với Zapier, trước hết bạn cần chấp nhận lời mời sử dụng ứng dụng SlimCRM trên Zapier.

Phần tích hợp này giúp doanh nghiệp đồng bộ được dữ liệu ở cả 2 bên với nhau. Ví dụ như khi trên Google Sheet có thêm 1 dòng thì phần mềm tự động thêm 1 cơ hội. 

AhaChat

Khi kết nối AhaChat và SlimCRM sẽ giúp đồng bộ dữ liệu từ Chatbot về phần mềm. Từ đó, quản lý và chăm sóc khách hàng, nâng cao cơ hội bán hàng hơn. 

Báo cáo thống kê

SlimCRM hiện tại cung cấp đầy đủ các loại báo cáo thống kê theo từng bộ phần, từng loại công việc. Báo cáo có thể theo dạng bảng hoặc biểu đồ. Cụ thể, phần mềm đang có các loại báo cáo sau:

Báo cáo bán hàng

Mang đến cái nhìn rõ ràng nhất về hoạt động kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp thông qua các báo cáo chi tiết về:

• Doanh thu theo hóa đơn
• Doanh thu theo sản phẩm
• Các khoản thanh toán
• Doanh thu theo khách hàng/nhóm khách hàng
• Doanh thu theo phương thức thanh toán
• Tổng doanh thu

Báo cáo doanh thu nhân viên

Thống kê doanh thu mỗi nhân viên mang về. Đây có thể là cơ sở để khen thưởng hoặc tìm hướng giải quyết cho những nhân viên chưa mang về nhiều doanh thu.

Thống kê cơ hội

Báo cáo chi tiết số lượng Cơ hội của tất cả các phòng ban, cơ hội theo từng nhân viên. Bạn có thể xem theo ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Và lọc xem theo người phụ trách, tháng, năm.

Báo cáo chi phí

Báo cáo chi tiết các khoản chi phí trong công ty theo các tháng, năm. Xem báo chi tiết trong 1 khoảng thời gian nhất định.

Báo cáo thu nhập

Báo cáo về tổng tiền của doanh nghiệp giữa chi ra - thu về, cho biết tình hình tài chính theo từng tháng.