Ubot là gì?
Ubot được giới thiệu là một hệ sinh thái hỗ trợ tự động động hóa cho toàn doanh nghiệp. Tuy nhiên, hiện nay Ubot này chỉ mới phát triển được hai nền tảng là Ubot Invoice và Ubot Meeting.
Đối với Ubot Meeting, đây là dịch vụ họp cổ đông trực tuyến được nhà phát hành hỗ trợ tổ chức. Toàn bộ các quá trình, do nhà phát hành thực hiện, các bạn khi có nhu cầu sẽ được cung cấp đường truyền để tiến hành. Vì vậy, nếu có nhu cầu, bạn có thể liên hệ với đơn vị tổ chức để lên kế hoạch. Trong khuôn khổ bài viết này, chúng tôi chỉ giới thiệu về Ubot Invoice.
Về Ubot Invoice, đây là nền tảng hỗ trợ lưu trữ hóa đơn và tự động kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn. Qua đó, giúp doanh nghiệp đối soát thông tin giao dịch một cách chính xác, tự động hóa.
Video Ubot
Screenshot của Ubot
Tính năng của Ubot
Tiếp nhận email chứa hóa đơn
Khi đăng ký sử dụng Ubot Invoice, bạn sẽ được cấp một tài khoản dưới dạng [tên công ty]@ubot.vn. Tài khoản này cũng chính là địa chỉ email dùng để tiếp nhận hóa đơn của bạn. Bạn có thể gửi trực tiếp các hóa đơn của mình về địa chỉ email này hoặc cài đặt chuyển tiếp thư chứa hóa đơn của nhà cung cấp gửi cho bạn về địa chỉ email của ubot.
Trên hệ thống, các thư được gửi về địa chỉ email do ubot cung cấp sẽ được lưu trữ trong mục Hộp thư đến. Tại đây, bạn có thể xem được danh sách thư đến với các thông tin: Người gửi, Người nhận, Tiêu đề, Trạng thái xử lý, Phân loại lỗi và Thời gian. Tương ứng với các tiêu chí, bạn có thể lọc thư theo từng mục đã kể trên.
Danh sách hộp thư đến trên Ubot Invoice
Thống kê
Hệ thống thống kê thông tin về các hóa đơn giúp bạn theo dõi được các thông số quan trọng bao gồm:
+ Hạn mức hóa đơn: thời hạn sử dụng phần mềm của bạn, và giới hạn mức số lượng hóa đơn được nhà cung cấp cho phép. Đồng thời, thống kê số lượng hóa đơn đã xử lý và chưa xử lý.
+ Thống kê hộp thư đến: Số lượng các email có chứa file hóa đơn được hệ thống tiếp nhận theo thời gian. Trong đó, thống kê số lượng email theo từng trạng thái, các lỗi và biểu đồ thể hiện số lượng email ứng với từng doanh nghiệp của bạn.
+ Thống kê tra cứu hóa đơn: Trạng thái và số lượng của các hóa đơn đã được Ubot Invoice xử lý theo thời gian và theo người mua-người bán.
Thống kê thông tin về email và hóa đơn trên Ubot Invoice
Quản lý doanh nghiệp
Tính năng này giúp bạn cập nhật thông tin của doanh nghiệp của bạn lên hệ thống. Bạn có thể thêm được nhiều doanh nghiệp để Ubot tiếp nhận hóa đơn và phân tích. Mỗi doanh nghiệp được lưu trữ các thông tin sau: tên, địa chỉ, mã số thuế, email, trạng thái.
Quản lý thông tin doanh nghiệp trên Ubot Invoice
Tiếp nhận hóa đơn
Toàn bộ các hóa đơn của các bạn sẽ được tiếp nhận lưu trữ lại dưới các thông tin sau:
- Mã hóa đơn
- Công ty bán
- Mã số thuế bên bán
- Công ty mua
- Mã số thuế bên mua
- Ngày phát hành
- Số tiền trước thuế
- Tiền thuế
- Số tiền sau thuế
- Trạng thái
- Nhãn
Tại giao diện này, các bạn có thể xem lại các hóa đơn và lọc hóa đơn cần xem theo các tiêu chí đã kể trên.
Bạn cũng có thể tải các hóa đơn của mình lên hệ thống để lưu trữ và ngược lại xuất file hóa đơn về máy. Mỗi hóa đơn trước khi đưa lên hệ thống phải được định dạng PDF là đính kèm vào thư để gửi vào email nhận hóa đơn của bạn.
Hóa đơn được tải lên hệ thống Ubot Invoice
Ngoài ra, để phân loại hóa đơn, bạn có thể gắn nhãn cho các hóa đơn cùng loại. Ví dụ, bạn gắn các hóa đơn của cùng một nhà cung cấp vào nhãn có tên của nhà cung cấp đó.
Danh sách các hóa đơn trên Ubot Invoice
Tự động kiểm tra đối soát thông tin hóa đơn
Khi một hóa đơn được kiểm tra, bạn có thể xem được các thông tin sau:
“Xem ảnh chụp tra cứu”: xem thông tin của Nhà cung cấp tại Tổng Cục Thuế.
“Xem lịch sử tra cứu”: xem số lượt và thời điểm hóa đơn này được đối soát.
“Xem file PDF” và “Xem file XML”: xem lại hóa đơn đã được lưu trữ tự động trên hệ thống của Ubot Invoice.
Để làm căn cứ đối soát bạn có thể tải lên bộ chứng từ kế toán của giao dịch và tải về theo chiều ngược lại.
Phần quan trọng nhất của tính năng này, là hệ thống sẽ tự động kiểm tra xem hóa đơn có hợp lệ hay không. Các căn cứ mà ứng dụng xác định một hóa đơn hợp lệ bao gồm:
- Xác thực nhà cung cấp trên website của Tổng cục thuế: Nhà cung cấp có đang hoạt động hay không? Chữ ký của nhà cung cấp có chính xác không? Hóa đơn đã được đăng ký phát hành hay chưa?
- Xác thực thông tin bên mua: Tên công ty bên mua, mã số thuế bên mua, địa chỉ bên mua.
Kiểm tra hóa đơn tự động bằng Ubot Invoice
Đồng bộ dữ liệu lên phần mềm kế toán
Ubot Invoice hỗ trợ các bạn đồng bộ dữ liệu lên các phần mềm kế toán Fast, Misa, Bravo, Smart Pro,... Theo đó, bạn có thể xuất dữ liệu các hóa đơn trên nền tảng này và tải lên phần mềm kế toán dưới dạng file excel.
Đồng bộ dữ liệu từ Ubot Invoice lên phần mềm kế toán
Ứng dụng của Ubot
Lưu trữ hóa đơn trên nền tảng cloud
Thay vì cách lưu trữ chứng từ hóa đơn bằng giấy tờ thông thường, dễ thất lạc và khó sắp xếp. Bạn có thể dùng nền tảng này, để lưu trữ hóa đơn tự động, đảm bảo bảo mật và dễ dàng sắp xếp.
Tiếp nhận hóa đơn trực tuyến
Hình thức gửi hóa đơn trực tiếp hiện đang rất được ưa chuộng bởi tính tiện lợi. Phần mềm này có thể tiếp nhận hóa đơn từ nhà cung cấp thông qua email và lấy thông tin lưu trữ lại. Giúp tiết kiệm thời gian, công sức, giảm khối lượng làm việc cho nhân viên.
Đối soát thông tin hóa đơn
Nền tảng tự động kiểm tra các thông tin hóa đơn bằng cách đối soát với website của Tổng cục thuế. Cách làm này đảm bảo chính xác, nhanh chóng và tiện lợi.
Mức giá của Ubot
Khi sử dụng Ubot lần đầu, bạn sẽ phải chịu một mức phí khởi tạo ban đầu là 5 triệu đồng. Sau đó, Với Ubot Invoice, chi phí của người dùng được tính theo số hóa đơn được xử lý trong vòng 1 năm. Có 3 mốc sau:
- Từ 0-10000 hóa đơn có giá 1000 đồng/hóa đơn
- Từ 10000-30000 hóa đơn có giá 900 đồng/hóa đơn
- Từ 30000 hóa đơn trở lên có giá 850 đồng/hóa đơn.
Ưu điểm của Ubot
Đảm bảo bảo mật
Việc lưu trữ chứng từ kế toán, hóa đơn bằng giấy có thể bị thất lạc và dễ lộ thông tin. Với cách lưu trữ trên hệ thống cloud, các giấy tờ này sẽ được bảo mật tốt hơn, tránh thất lạc và dễ dàng tìm kiếm.
Đảm bảo đối soát chính xác
Đối soát bằng mắt thông thường, do con người làm có thể dẫn đến sai sót. Nhưng khi sử dụng máy móc, đối chiếu với hệ thống của Tổng cục thuế, vấn đề này sẽ được khắc phục.
Nhanh chóng, tiện lợi
Dùng phần mềm sẽ giúp giảm bớt khối lượng của nhân viên, đồng thời công việc tiếp nhận hóa đơn và đối soát sẽ được thực hiện nhanh chóng hơn. Phần mềm còn có khả năng đồng bộ dữ liệu lên phần mềm kế toán, hỗ trợ thống nhất dữ liệu.
Dễ sử dụng
Phần mềm khá đơn giản và dễ dàng sử dụng.
Nhược điểm của Ubot
Chỉ có tính năng đối soát, không có khả năng tính toán như các phần mềm kế toán
Một phần mềm kế toán đầy đủ tính năng phải có khả năng cập nhật các giao dịch và tính toán. Tuy nhiên, tính năng này chưa được phát triển.
Phần mềm tương tự Ubot
Đánh giá Ubot
Nội dung được biên soạn bởi
Danh mục Tool
Bài viết mới
Xem nhiều nhất
Tools Mới
