TPos

Quản lý Nhân viên

Thêm nhân viên

Để hỗ trợ quản lý cửa hàng, bạn có thể thêm nhân viên vào sử dụng phần mềm. Chọn Người dùng tại phần cài đặt Cấu hình của TPos. Sau đó nhập thông tin nhân viên như Tên, email, tài khoản…

Danh sách nhân viên sau khi lưu lại sẽ được quản lý chung tại 1 màn hình. Bạn có thể xem, tìm kiếm nhân viên để giao việc nếu cần thiết

Phân quyền

Phân quyền sẽ giúp nhân việc làm đúng nhiệm vụ được giao, tránh tính trạng vượt quyền trên phần mềm. Điều này giúp bạn theo dõi hoạt động bán hàng của nhân viên, giao việc đúng người và thúc đẩy hiệu quả công việc. 

Đầu tiên cần tạo nhóm phân quyền, trong đó chứa các quyền chủ shop muốn phân cho nhân viên. Cụ thể trong phân quyền sẽ có:

• Các mục phần quyền: Khách hàng, Nhà cung cấp, Thu chi….
• Các quyền trong mục được phân: Đọc, thêm mới, cập nhật, xóa, chuyển đổi.

Quản lý sản phẩm

Thêm sản phẩm mới

TPos sẽ giúp bạn thêm tất cả các sản phẩm đang kinh doanh lên phần mềm để quản lý chung. Có 2 cách để thêm sản phẩm mới, đó là:

• Nhập thủ công từng sản phẩm: Nhập tên sản phẩm, Thông tin về mã sản phẩm, nhóm, giá bán, số lượng tồn kho,...
• Tải file Excel sản phẩm có sẵn thông tin lên

Các sản phẩm sau khi thêm thành công sẽ tập hợp thành danh sách hiển thị tại 1 nơi để quản lý. Tại đây, bạn có thể xem, tìm kiếm sản phẩm theo các bộ lọc như giá, nhóm sản phẩm, giá bán, đơn vị.

Nhóm sản phẩm

Người dùng có thể gom sản phẩm thành các nhóm theo quy tắc tự đề ra. Để tạo nhóm sản phẩm trên TPos cần nhập đầy đủ các thông tin sau:

• Tên Nhóm sản phẩm: Đặt tùy chọn sao cho dễ sử dụng
• Nhóm cha
• Thứ tự
• Phương pháp giá: Giá cố định, Nhập trước xuất trước hoặc Bình quân giá quyền
• Có hiện trên điểm bán hàng hay không

In mã vạch sản phẩm

TPos giúp in tự mã vạch cho cách sản phẩm để dễ quản lý, nhập liệu và công tác bán hàng dễ hơn. Bạn lọc tìm sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm muốn in. Chọn bảng giá và giấy in, cũng như thiết lập các thông số khác (hiện chữ, tiền tệ…)

Bán hàng

Quản lý đơn đặt hàng

Với tính năng này bạn có thể thêm tất cả các đơn đặt hàng của khách lên hệ thống để tiền theo dõi. Đầu tiên, chọn khách hàng cần lên đơn hàng, nếu khách chưa có thông tin hoặc là khách hàng mới hoàn toàn có thể chọn phần dấu cộng (+) để thêm mới. 

Điền tiếp tục các thông tin khác như tên sản phẩm trong đơn hàng, ngày đặt hàng, người bán hàng… và xác nhận đặt hàng để hoàn thành đơn. 

Đơn trả hàng của khách

Trong trường hợp vì lý do gì đó khách không nhận hàng sẽ có phát sinh đơn trả hàng. TPos giúp tạo các đơn trả hàng để nhập hàng trở lại kho và thanh toán hoàn tiền cho khách hàng. Tạo đơn trả hàng tương tự như tạo đơn hàng mới.

Bảng giá

Đây là nơi giúp tập hợp các bảng giá cho từng nhóm đối tượng khách hàng khác nhau trong từng cửa hàng. Để tạo bảng giá mới bạn cần thêm các thông tin như:

• Tên bảng giá: Tự đặt theo mong muốn để dễ quản lý
• Nhóm khách hàng áp dụng bảng giá
• Thời gian áp dụng bảng giá
• Sản phẩm/Nhóm sản phẩm cần đưa vào bảng giá
• Giá của từng sản phẩm

Khi thêm thành công tạo thành danh sách bảng giá trên TPos để người dùng có thể xem, tìm kiếm khi cần thiết. Đặc biệt theo thời gian có sự thay đổi bạn có thể thực hiện các thao tác Thêm/Cập nhật/Xóa bảng giá.

Khách hàng

Thêm khách hàng mới

Với tính năng này bạn có thể thêm khách hàng lên phần mềm để tiện thực hiện các thao tác bán hàng, mua hàng. Có 2 cách để thêm khách hàng cơ bản nhất đó là:

• Nhập thủ công từng khách hàng: Thêm Họ tên, ngày sinh, số điện thoại, địa chỉ, thông tin liên lạc, trạng thái (khách thường, VIP, khách hủy đơn…)
• Import nhiều khách hàng lên hệ thống cùng lúc bằng file Excel

TPos sẽ cập nhật danh sách khách, báo sinh nhật sắp tới của khách để cửa hàng chuẩn bị chương trình chúc mừng. Ngoài ra, bạn cũng có thể Thêm/Cập nhật/Chỉnh sửa/Xóa khách hàng theo từng giai đoạn sử dụng. 

Nhóm khách hàng

Khách hàng có chung đặc điểm có thể gom thành từng nhóm để dễ dàng trong việc quản lý và bán hàng. Chọn thêm nhóm và điền các thông tin Tên nhóm, Nhóm cha, Chiết khấu mặc định cho nhóm là hoàn thành.

Chương trình khuyến mãi

TPos hỗ trợ tạo chương trình khuyến mãi khi bán hàng thông qua hình thức các coupon, voucher. Bạn có thể tạo chương trình mới tại phần cấu hình của phần mềm. Để thêm thành công 1 chương trình cần đảm bảo thông tin như sau:

• Tên chương trình: Tùy chọn
• Điều kiện mua hàng để được hưởng khuyến mãi
• Số lượng hóa đơn và thời gian được khuyến mãi
• Quy định phần thưởng khách hàng nhận được khi đạt điều kiện được tặng quà

Danh sách các chương trình khuyến mãi và hiệu lực sẽ được quản lý chương trên 1 màn hình. Tại đây bạn có thể bấm vào xem chi tiết hoặc Cập nhật/Chỉnh sửa/Xóa theo nhu cầu.

Kho hàng

Kho hàng là nơi cập nhật các hoạt động xuất nhập hàng của cửa hàng. Từ đó giúp chủ cửa hàng hàng kiểm soát số lượng hàng hóa và bổ sung luân chuyển kịp thời. TPos sẽ có màn hình chính quản lý tất cả hoạt động trong kho. Bao gồm:

• Nhận hàng: Nơi nhận hàng từ đối tác và lưu hàng hóa đó vào hệ thống.
• Giao hàng: Theo dõi tính hình đơn hàng từ lúc hàng trong kho Mới nhập - Có sẵn - Đã dịch chuyển đi.
• Chuyển hàng trong nội bộ: Kiểm soát hàng hóa trong nội bộ để tránh thất thoát

Bên cạnh đó, nếu trong quá trình kiểm kho có sai sót và chênh lệch trong số lượng thì có thể điều chỉnh tồn kho cho khớp với thực tế. 

Nhà cung cấp

TPos giúp bạn thêm danh sách các nhà cung cấp đang là đối tác của cửa hàng lên để làm việc chung tại một nơi. Tương tự, để thêm nhà cung cấp lên hệ thống có 2 cách:

• Nhập thủ công từng nhà cung cấp theo mẫu thông tin: Tên NCC, Mã số, Địa chỉ, Thông tin liên hệ.
• Import nhiều nhà cung cấp 1 lúc lên phần mềm bằng file Excel.

Danh sách các nhà cung cấp cùng công nợ với họ cũng được hiển thị trong phần này. Bạn cũng có thể Thêm/Cập nhật thông tin hoặc Xóa nhà cung cấp nếu không còn hợp tác. 

Đối tác giao hàng

Hiện tại TPos đã tích hợp, kiểm tra và thực hiện đối soát đơn hàng được gửi qua các đối tác giao hàng. Tại phần danh mục của phần mềm bạn chọn Đối tác giao hàng để mở ra màn hình quản lý. 

Bạn có thể thêm đối tác giao hàng mong muốn để tiến hàng làm việc và giao đơn hàng. Cụ thể TPos đã kết nối với các đơn vị vận chuyển sau: 

• Bưu điện Việt Nam.
• Giao hàng tiết kiệm.
• Giao hàng nhanh.
• Viettel Post
• Ship Chung.

Kế toán

Thanh toán bán hàng - mua hàng

Kế toán có thể tạo các phiếu thanh toán bán hàng cho khách hàng hoặc phiếu mua hàng khi mua từ các nhà cung cấp. Trong phiếu sẽ có các thông tin như:

• Loại hình thanh toán: Chuyển tiền/Nhận tiền
• Tên khách hàng nếu bán hàng và Tên Nhà cung cấp nếu mua hàng
• Phương thức thanh toán: Tiền mặt, chuyển khoản…
• Số tiền cần thanh toán
• Thời gian và nội dung thanh toán

Điều chỉnh công nợ

Với tính này, bạn cần nhập tham chiếu điều chỉnh để chỉnh công nợ. Nhập chi tiết điều chỉnh từ file và lưu lại. Các loại công nợ kế toán có thể điều chỉnh trên TPos là:

• Công nợ khách hàng
• Công nợ nhà cung cấp
• Tiền Ký quỹ

Thu - Chi

Loại Thu Chi

Loại thu chi Là danh sách các khoản thu/chi khác được thể hiện trên phiếu thu chi kế toán. Tạo các loại thu chi giúp khoản tiền đưa vào được sắp xếp lại và dễ tìm kiếm hơn.

Quản lý Thu Chi

Phần mềm giúp bạn quản lý các khoản thu chi của cửa hàng để đảm bảo hiệu quả hoạt động và đối chiếu khi cần thiết. Phần này sẽ được quản lý thông qua Phiếu thu và Phiếu chi.

• Phiếu thu

• Phiếu chi

Kết nối Fanpage T-Page

T-Page là phần ứng dụng TPos phát triển để hỗ trợ quản lý Fanpage bán hàng. Từ đó theo dõi tổng quan tình hình kinh doanh trên các fanpage, các chiến dịch marketing, remarketing của mình

Đồng bộ tin nhắn và bình luận

Khi kết nối T-Page với Facebook, hệ thống sẽ tự động đồng bộ tin nhắn và bình luận trên cả bài post và livestream bán hàng. Sau đó tiến hành chăm sóc khách hàng, trả lời ngay trên phần mềm. 

Quản lý thông tin khách hàng

Với ứng dụng này của TPos cũng giúp bạn theo dõi thông tin khách hàng, bổ sung những thông tin còn thiếu ngay trên hộp thoại chat.

Ngoài ra phần mềm có sẵn các thanh trạng thái khách hàng đã được thiết lập sẵn với các trạng thái như: đã đặt hàng, đã có thông tin, khách trả hàng, không liên hệ được, bom hàng,... 

Phân công nhân viên chăm sóc khách hàng

Chủ cửa hàng có thể gán tên nhân viên để giao nhiệm vụ chăm sóc khách hàng. Cài đặt phân công công việc chi tiết và phân quyền để chăm sóc khách hàng kịp thời. 

Tạo đơn hàng

T-Page của TPos cũng giúp bạn tạo đơn hàng ngay trên hộp thoại chat với những thông tin có sẵn. Tất cả thông tin đơn hàng của page sẽ được lưu trữ lại để bắt đầu tạo hóa đơn và gửi hàng cho khách. 

Báo cáo tổng quan về Fanpage

T-Page của TPos sẽ cung cấp phần báo cáo riêng về tính hình bán hàng trên Fanpage riêng để chủ cửa hàng có cái nhìn tổng quan riêng về kênh bán hàng này. Các loại báo cáo thông kê có thể xem gồm:

• Báo cáo doanh thu bán hàng
• Đo lường hiệu quả kinh doanh thông qua các chiến dịch
• Báo cáo hiệu quả tư vấn khách hàng
• Thống kê tỉ lệ ra đơn của từng nhân viên

TPos Livestream

Kết nối kênh Livestream

TPos hỗ trợ livestream trên tài khoản Facebook cá nhân, trong group Facebook và cả Fanpage. Đầu tiên, bạn cần kết nối với Facebook tại mục Sale Online. 

Sau khi tài khoản cá nhân kết nối thành công, bạn có thể thêm các Fanpage và group Facebook đang quản lý vào để tiến hành livestream và quản lý đơn hàng. Người dùng cài các cấu hình để hệ thống bật tính năng tự động chốt đơn khi live. 

Tính năng của TPos Livestream

Tính năng livestream được sử dụng trên 2 thiết bị là điện thoại và máy tính với các tính năng giúp quản lý bán hàng trên livestream như:

• Chốt đơn tự động ngay lúc livestream và dồn đơn trong nhiều livestream khác nhau
• Tự động in hóa đơn với đầy đủ thông tin theo khách hàng cung cấp
• Nhắn tin chốt đơn hàng loạt với khách 
• Nhận biết các nhóm khách hàng: Khách cùng tên, khách từng boom hàng, khách hàng mới - cũ - thân thiết
• Ẩn comment của khách, tránh để lộ thông tin cho đối thủ

Các thông tin về khách hàng và toàn bộ đơn hàng sẽ được đồng bộ và quản lý chung trên phần mềm TPos. Theo đó các thông tin về xuất nhập kho, làm việc với giao nhận, quản lý thu hộ (COD), đối soát thông tin cũng được hỗ trợ. 

Tích hợp

Website

TPos giúp đồng bộ thông tin về đơn hàng, sản phẩm và livechat từ website về phần mềm. Từ đó bạn có thể quản lý hoạt động bán hàng và chăm sóc khách hàng của cửa hàng thông qua phần mềm. Tuy nhiên, website bán hàng đó phải do TPos thiết kế và xây dựng.

Sàn TMĐT

Phần mềm hiện tích hợp bán hàng trên các sàn TMĐT như Shopee, Tiki, Lazada và Sendo. Khi kết nối thành công sẽ giúp doanh nghiệp các hoạt động như:

• Đồng bộ toàn bộ sản phẩm ở 2 bên (sàn và phần mềm) và theo dõi tồn kho
• Cập nhật đơn hàng từ sàn về hệ thống
• Đồng bộ hệ thống nhắn tin chăm sóc khách hàng của tất cả các sàn ngay trên phần mềm

Thiết bị cứng

TPos còn giúp kết nối với các thiết bị bán hàng cứng như máy POS, Máy in bill, Két giữ tiền thu ngân. Điều này giúp tự động hóa quá trình bán hàng và tăng hiệu quả công việc hơn

Báo cáo thống kê

TPos cung cấp đầy đủ các loại báo cáo thống kê ở đầy đủ các hạng mục để doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan nhất về hoạt động kinh doanh của mình. Các loại báo các thống kê hiện đang có trên phần mềm bao gồm:

Báo cáo giá trị tồn kho

Đây là loại báo cáo cho người dùng biết có những sản phẩm nào, số lượng, giá trị bao nhiêu để thống kê và tổng kết và đưa ra các quyết định nhằm mua - xuất - nhập hàng một cách hợp lý.

Báo cáo Xuất - Nhập - Tồn

Thông qua hoạt động kiểm kê số lượng và tình trạng của hàng hóa trong kho để đưa ra báo cáo Xuất - Nhập - Tồn. Báo cáo giúp bạn nắm được lượng chênh lệch giữa con số được lưu trên sổ sách với số lượng thực tế.

Thống kê Hóa đơn

Loại báo cáo giúp tổng kết quá trình kinh doanh của shop. Từ đó kiểm kê lại các hóa đơn đã được thanh toán hoặc chưa thanh toán giúp chủ shop nắm bắt tình hình kinh doanh.

Báo cáo công nợ khách hàng

Trong quá trình bán hàng để kích thích nhu cầu của khách hàng nhiều doanh nghiệp sẽ có phép ghi nợ khi mua hàng. Báo cáo công nợ để tổng hợp các khoản nợ, xem tình hình thực thu để giảm thiểu tổn thất.

Thống kê doanh thu

TPOS cung cấp tính năng báo cáo doanh thu giúp thống kê doanh thu lãi lỗ một cách chính xác. Từ đó chủ shop có cái nhìn toàn diện cũng như chi tiết về tình hình bán hàng thông qua các báo cáo và biểu đồ.

Báo cáo kết quả kinh doanh

Báo cáo thể hiện doanh thu và các chi phí của cửa hàng theo quý, theo năm hoặc theo tháng tùy theo báo cáo tài chính mà chủ cửa hàng muốn xem.

Thống kê chi tiết khác

• Thống kê nhập kho/xuất kho
• Thống kê trả hàng/mua hàng
• Thống kê giao hàng
• Báo khách hàng hàng chưa phát sinh hóa đơn
• Báo cáo số tiền mặt