Getfly

Nhân sự

Quản lý người dùng

Khi bắt đầu sử dụng Getfly, doanh nghiệp sẽ thêm người dùng mới và phần mềm để bắt đầu sử dụng. Thường sẽ thêm các tài khoản người dùng theo Ban giám đốc và theo từng phòng ban (phòng Kinh doanh, phòng Marketing…)

Chọn thêm mới người dùng, điền các thông tin gồm Họ tên, số điện thoại, Email, Phòng ban, chức vụ… Các thông tin này có thể chỉnh sửa, xóa nếu có thay đổi. Bạn cũng có thêm xóa người dùng đó nếu không còn hoạt động ở công ty.

Thông tin cần có khi thêm người dùng

Quản lý phòng ban

Với tính năng này, bạn có thể thêm phòng ban và sắp xếp dưới dạng sơ đồ để dễ quản lý. Khi thêm phòng ban cần điền đủ các thông tin như:

• Tên phòng ban
• Nhân sự trong phòng ban
• Phòng ban trực thuộc

Phân quyền

Getfly giúp phân quyền cho nhân viên phù hợp với chức vụ và quyền hạn của họ. Có 2 dạng phân quyền cơ bản, đó là Theo nhóm hoặc phân cho người dùng cụ thể.

Các quyền cơ bản được phần trên phần mềm để phân bao gồm:

• Truy cập: Cho phép truy cập vào các Module, tính năng
• Thêm/xóa/Chỉnh sửa các bản ghi
• Duyệt: Ví dụ như duyệt đơn hàng
• Thanh toán

Quy trình duyệt

Đối với các đơn hàng và nhập kho có thể thiết lập các quy trình duyệt. Nếu bạn chọn có thì đơn hàng cần qua bước kiểm duyệt mới hoàn thành. Chọn không thì đơn hàng sẽ đến thẳng phần thanh toán. 

Đối với tính năng này chỉ cần chọn nút bật/tắt trong phần Cài đặt Cấu hình CRM.

Chấm công

Để tích hợp chấm công trên Getfly, bạn cần cài đặt chấm công. Trên hệ thống 2 cách chấm công để lựa chọn. Cụ thể là:

• Chấm công theo GPS: Nhân sự phải đến đúng địa điểm đó mới được chấm công
• Chấm công theo IP: Cần kết nối internet và doanh nghiệp phải có địa chỉ IP tĩnh để nhân viên truy cập vào đó và chấm công.

Tiếp đó, cần cài đặt giờ làm việc, ngày làm việc, các ngày lễ theo quy định. Nhân viên có thể chấm công trên máy tính hoặc điện thoại. Bộ phận nhân sự sẽ có màn hình theo dõi và quản lý kết quả chấm công của nhân sự để tính lương. 

Quản lý khách hàng

Thêm khách hàng mới

Getfly hỗ trợ thêm khách hàng mới vào phần mềm để quản lý tập trung. Bạn có thể thêm mới bằng cách nhập thông tin thủ công hoặc upload file khách hàng lên từ Excel. Các thông tin này có thể thêm, chỉnh sửa hoặc xóa theo thời gian. 

Các thông tin cần nhập khi thêm khách hàng trực tiếp từ Getfly

Quản lý danh sách khách hàng

Sau khi nhập thông tin khách hàng sẽ được cập nhật đầy đủ tại màn hình quản lý. Tại đây, bạn có thể xem tổng quan khách hàng. Sắp xếp, tìm kiếm theo bộ lọc được cài đặt sẵn. Theo dõi thông tin mới nhất về khách hàng.

Đồng thời, Getfly thống kê mối quan hệ với khách hàng đang ở trong tình trạng nào: Mới, đã liên hệ, đã chốt đơn, đang suy nghĩ… để dễ dàng cho quá trình về sau. Đặc biệt, có bộ lọc sinh nhật khách hàng hôm nay, kịp thời có những chương trình phù hợp để CSKH. 

Phân loại khách hàng

Tính năng giúp bạn phân loại khách hàng để quản lý và theo dõi. Getfly hiện có các cách phân loại như:

• Phân loại theo nhóm khách hàng: Các nhóm sẽ do bạn tự quyết định. Có thể là Nhóm tiềm năng, Nhóm khách ở miền Bắc, miền Nam…
• Phân loại theo người phụ trách: Chọn 1 người phụ trách để họ chăm sóc và theo dõi khách hàng đó luôn.
• Phân loại theo mối quan hệ: Dựa vào các mối quan hệ như Mới - Tiếp cận - Nóng - Tiền năng - Đừng quên - Mất - Chốt.
• Phân loại theo nguồn khách hàng: Khách hàng có được từ nguồn nào (Zalo, Facebook, Được giới thiệu, Livechat…)

Thao tác với nhiều khách hàng cùng lúc

Bằng cách tích vào ô vuông ở đầu, bạn có thể chọn nhiều khách hàng và chọn hành động cho những khách hàng hàng đã chọn. Những dạng hành động có thể chọn như gửi SMS, email, Tạo cơ hội hoặc cũng có thể là xóa người được chọn. 

Tạo lịch hẹn với khách hàng

Khi đã có thông tin khách hàng, Getfly giúp bạn tạo lịch hẹn với khách hàng để trao đổi công việc. Nhập các nội dung buổi hẹn, chọn thời gian và người phụ trách và lưu lịch hẹn lại là hoàn thành.

Chăm sóc khách hàng

Tạo lịch chăm sóc khách hàng

Lịch CSKH giúp bạn lập ra kế hoạch chăm sóc khách hàng, từ đó hệ thống sẽ tự động nhắc nhở bạn khi đến lịch hẹn. Tương tự các tính năng khác, có thể chỉnh sửa hoặc xóa các lịch không cần thiết.

Tạo kịch bản CSKH

Sau khi thiết lập được lịch trình chăm sóc khách hàng, người dùng có thể tạo kịch bản chăm sóc phù hợp với lịch và nhóm khách hàng đã chọn. Có thể tạo nhiều kịch bản và bật/tắt theo giai đoạn hoặc mong muốn. 

Doanh nghiệp có thể tự thêm các loại kịch bản CSKH theo nhu cầu. Một số loại kịch bản có thể sử dụng. Ví dụ như:

• Kịch bản cho khách hàng tiềm năng
• Kịch bản cho khách hàng gọi điện không thành công
• Kịch bản chăm sóc tự động khi đến ngày đặc biệt

Check in - Check out hoàn thành lịch CSKH

Với mỗi lịch CSKH, nhân viên có thể Check in/Check out để quản lý nắm bắt được tiến độ công việc. Hoặc chọn Không chăm sóc nếu khách không có nhu cầu nữa hoặc đã được người khác chăm sóc. 

Ngoài ra, bạn có thể nhập lịch sử chăm sóc khách hàng để biết quá trình đến đâu. Thuận tiện cho việc thực hiện những công tác phía sau. 

Một mẫu nhập lịch sử chăm sóc khách hàng

Hệ thống phản hồi của khách hàng

Tính năng này giúp doanh nghiệp xin ý kiến đánh giá về chất lượng dịch vụ, nhằm cải tiến về sau. Nhân viên cũng có thể chat với khách hàng thông qua đây. Từ đó gửi thêm các thông tin đơn hàng của khách dễ dàng hơn.

Khách hàng có thể đánh giá bằng bình luận bằng chữ hoặc theo số sao (cao nhất 5 sao). Đặc biệt nếu hàng lòng với sản phẩm/dịch vụ họ có thể giới thiệu cho khách hàng khác bằng các đường link.

Cuối cùng, thống kê phản hồi của khách hàng sẽ được lưu trữ lại. Lọc xem các phản hồi theo bộ lọc có sẵn. Doanh nghiệp sẽ có cái nhìn tổng quan về dịch vụ của mình. 

Quản lý công việc

Tạo mới dự án công việc

Dự án công việc là folder giúp lưu trữ các công việc liên quan. Điều này hỗ trợ sắp xếp công việc dễ dàng và khoa học hơn. Để tạo dự án mới bạn nhập tên dự án, người phụ trách, người tham gia, chi tiết các công việc trong dự án và thời gian.

Ngoài ra, bạn có thể thêm luôn các tài liệu liên quan đến dự án trong phần chọn tập tin.

Quản lý dự án

Tất cả dự án sẽ hiển thị đầy đủ tại 1 màn hình chính. Bạn chọn từng dự án để xem chi tiết trong đó. Getfly giúp theo dõi công việc theo dạng danh sách hoặc Kanban (Dạng bảng Theo tiến độ công việc)

Thêm mới công việc

Với tính năng này, bạn có thêm mới các công việc cá nhân. Các thông tin cần cung cấp khi tạo công việc mới bao gồm:

• Tên công việc sẽ thực hiện
• Thuộc dự án công việc nào
• Chi tiết công việc/Hành động sẽ thực hiện: Gọi điện cho khách, họp,...
• Thời gian dự kiến bắt đầu và hoàn thành
• Thêm khách hàng trong công việc đó (nếu có)

Cùng với đó, khi tạo công việc người quản lý có thể giao việc cho nhân viên của mình. Thực hiện đơn giản bằng các chọn người nhận việc, thêm người tham gia. 

Quy trình tương tác trong công việc

Điểm mấu chốt cho tính năng này là sự tương tác và tự động hóa của các cá nhân với công việc. Khi được phân công việc sẽ nhận được qua phần thông báo. Người nhận sẽ xác nhận công việc qua đây.

Đồng thời, cập nhập các giai đoạn công việc (Nhận việc - Đang thực hiện - Đã hoàn thành). Hệ thống sẽ gửi giai đoạn này đến người có liên quan đến tất cả mọi người để cùng nắm được thông tin chung. 

Công việc mẫu

Đối với công việc lặp đi lặp lại, bạn có thể tạo ra quy trình mẫu công việc. Điều này giúp tiết kiệm thời gian tạo mới công việc. Có thể tạo ra mẫu cá nhân hoặc mẫu dùng chung đối với công việc có chung quy trình thực hiện.

Marketing

Tạo chiến dịch mới

Getfly hỗ trợ tạo mới các chiến dịch kinh doanh để thúc đẩy doanh số và chăm sóc khách hàng tốt hơn. Để tạo chiến dịch cần nhập mã chiến dịch và bắt buộc nhập tên chiến dịch. Đặc biệt trong phần tạo mới sẽ có phần chú thích giúp chiến dịch có hiệu quả hơn. 

Sau đó thêm người quản lý và người bán hàng trong chiến dịch. Cuối cùng chỉnh sửa/Thêm/Xóa các phương pháp tiếp cận khách hàng.

Quản lý chiến dịch

Sau khi tạo thông tin cơ bản của chiến dịch, Getfly sẽ giúp bạn phân chia khách hàng đang có vào các chiến dịch tương ứng. Bạn có thể thêm 1 hoặc nhiều khách hàng cùng lục. Hoặc cài đặt chế độ đồng bộk khách từ Optin Form.

Người quản lý còn có quyền phân chia khách hàng ngẫu nhiên cho từng chiến dịch theo mong muốn.

Các chiến dịch kinh doanh được tạo thành công sẽ được quản lý tại màn hình chung. Tại đây thể hiện thông tin về chiến dịch, người quản lý, số lượng khách hàng và số cơ hội có được trong chiến dịch. 

Email Marketing

Tạo mới và gửi email

Với Getfly, người dùng có thể tự thiết kế email mới theo nhu cầu để gửi cho khách hàng. Bạn có thể chèn thêm hình ảnh vào email để sinh động hơn. Có 3 cách để tạo email, bao gồm:

• Thiết kế mới hoàn toàn: Tự nhập tiêu đề, nội dung,...
• Sử dụng mẫu có sẵn của hệ thống, hoặc người dùng đã thiết lập trước đó
• Tại mẫu email lên theo định dạng HTML

Để gửi email cho khách hàng, bạn chọn gửi từ email cá nhân hoặc email hệ thống. Sau đó chọn người nhận email theo tất cả/nhóm khách hàng/theo chiến dịch. 

Quản lý Email Marketing

Tại màn hình quản lý giúp người dùng xem toàn bộ thông tin liên quan đến Email Marketing. Trong đó có:

• Danh sách các chiến dịch Email: Đã gửi, chưa gửi, đã đọc…
• Thống kê chiến dịch và thời gian gửi
• Danh sách các Email đã tạo
• Các mẫu email đang có

Mỗi mục đều có các bộ lọc riêng để tìm kiếm, sắp xếp và xem để rõ ràng và cụ thể hơn. 

SMS Marketing

Tạo SMS mới và gửi SMS Brandname

Tương tự với email, người dùng có thể tạo SMS mới để gửi đến khách hàng. Cũng có 2 cách tạo SMS để lựa chọn:

• Tạo mới hoàn toàn, tự nhập nội dung
• Sử dụng các mẫu đã tạo sẵn trước đó

Sau khi hoàn thành tạo mẫu, Getfly hỗ trợ gửi SMS Brandname thể hiện tính chuyên nghiệp cho thương hiệu. Bạn có thể gửi SMS theo 3 cách. Cụ thể là:

• Gửi theo Bộ lọc tự tạo theo nhóm khách hàng mong muốn
• Gửi theo Nhóm khách hàng đã tạo trước đó
• Gửi theo Chiến dịch kinh doanh

Quản lý SMS Marketing

Tại đây, các chiến dịch SMS đã tạo, SMS mẫu và danh sách SMS sẽ được tổng hợp quản lý chung. Đồng thời, vẫn có các bộ lọc, xem và sắp xếp giúp bạn luôn theo sát được quá trình đang diễn ra của SMS Marketing.

Automation Marketing

Mẫu Automation Marketing trên Getfly

Đây là tính năng giúp tạo ra các quy trình tự động chăm sóc khách hàng trước, trong và sau bán hàng. Automation Marketing hoạt động theo điều kiện NẾU - THÌ. Tức là nếu hành động trên hệ thống đáp ứng yêu cầu đã thiết lập thì hành động sau đó sẽ được tự động kích hoạt. 

Mẫu Automation Marketing được thiết lập dưới dạng kéo thả và tạo thành các sơ đồ để dễ dàng theo dõi các bước. 

Quản lý bán hàng

Sản phẩm

Thêm mới sản phẩm

Tính năng giúp doanh nghiệp thêm các sản phẩm đang kinh doanh lên phần mềm để quản lý. Getfly giúp thêm sản phẩm lên hệ thống bằng 2 cách:

• Nhập thủ công từng sản phẩm: Nhập đầy đủ các thông tin sản phẩm như mã sản phẩm, tên, diện tích, ảnh sản phẩm, thuộc tính, mô tả…
• Tải lên bằng file Excel

Danh sách sản phẩm

Tất cả sản phẩm hiển thị tại mục quản lý. Thông tin sản phẩm, tình trạng hàng hóa (Mới/Hết hàng/Đã xóa) được cập nhật đầy đủ. Đồng thời bạn có thể xem, sắp xếp theo bộ lọc có sẵn.

Ngoài ra, người dùng có thể tải danh sách sản phẩm về máy nếu có nhu cầu. 

Bán hàng

Quản lý đơn hàng

Getfly giúp thêm đơn hàng lên phần mềm để quản lý. Cũng có 2 cách cơ bản để thêm hóa đơn. Đó là:

• Nhập thủ công: Nhập thông tin đơn hàng, thông tin khách hàng, các sản phẩm trong hóa đơn, Điểm thưởng/quà tặng (nếu có), giao hàng…
• Nhập bằng cách tải file lên đã có đầy đủ thông tin

Tất cả đơn hàng sau khi thêm cũng thành danh sách và có các bộ lọc để dễ dàng theo dõi, sắp xếp và quản lý. 

Thanh toán đơn hàng

Sau khi đơn hàng được duyệt, đơn hàng sẽ được thanh toán theo 3 cách. Điều này tùy thuộc vào mong muốn và nội dung các đơn hàng. 3 Cách để thanh toán đơn hàng là:

• Thanh toán trực tiếp
• Thanh toán qua quỹ
• Thanh toán bằng điểm

Chính sách bán hàng

Mỗi đơn vị sẽ có chính sách bán hàng riêng. Trên Getfly có 2 chính sách bán hàng được áp dụng là chính sách giá và chính sách tặng quà. Bạn có thể thêm mới thủ công hoặc tải sẵn 1 file PDF đã hoàn thiện lên.

Mỗi loại chính sách sẽ có thời hạn áp dụng, tính trạng (đang được áp dụng hay không), người tạo chính sách và file dạng PDF.

Cơ hội bán hàng

Thông qua các chiến dịch kinh doanh do Marketing tạo ra, công ty sẽ thu về các cơ hội bán hàng. Hay còn gọi là Lead. Bạn có thể bấm vào chi tiết để xem và theo dõi cơ hội. Thực hiện các hành động chăm sóc Lead và biến đó thành doanh thu.

Báo giá

Getfly giúp người bán hàng tạo báo giá nhanh chóng. Bạn cần nhập thông tin khách hàng cần báo giá, mức giá, loại sản phẩm… để hoàn thành báo giá.

Các báo giá đã tạo thành công sẽ được lưu lại chờ duyệt. Ngoài ra, bạn vẫn có thể tải báo giá xuống máy hoặc in bằng file giấy tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng. 

Hợp đồng

Tính năng giúp tạo hợp đồng Mua/Bán ngay trên phần mềm. Bạn chỉ cần nhập thông tin cần thiết theo mẫu. Sẽ có thông tin bắt buộc như Tên hợp đồng, thời gian, giá cả, thông tin 2 bên ký hợp đồng.

Thiết lập KPI

Getfly giúp nhà quản lý tạo các KPI cho nhân sự nhằm thúc đẩy công việc và có cơ sở đánh giá hiệu quả công việc. Trong đó, bạn có thể thiết lập KPI cho phòng ban hoặc theo từng cá nhân. 

Các tiêu chí của KPI sẽ do người quản lý tự thiết lập. Đó có thể là số lượng khách hàng, số hợp đồng, doanh thu… Đặc biệt cần cài đặt đơn vị tính theo số hay theo %.

Ngoài 1 bảng danh sách KPI tổng thể, mỗi cá nhân có thể theo dõi KPI riêng trong bảng riêng. Tại đây sẽ cập nhật chi tiết các phần KPI đảm bảo nhân sự theo kịp tiến độ và không bỏ lỡ danh mục. 

Quản lý nội bộ

Thư nội bộ

Thu nội bộ là nơi tạo các group chat, bảng thông báo đến nhân viên hoặc là nơi trao đổi giữa các phòng ban nội bộ với nhau. Bạn có thể tạo mới thư nội bộ và thêm người nhận dễ dàng. 

Tài liệu

Getfly giúp lưu trữ các loại tài liệu cung cấp cho quá trình làm việc. Tài liệu này có thể là tài liệu bán hàng, hướng dẫn sử dụng tính năng, giới thiệu sản phẩm....

Quản lý kho

Tính năng được tích hợp trong phần Lịch chăm sóc khách hàng. Phần hoàn thành Check in, Check out lịch CSKH mới xem được lượng tồn kho. Biết được lượng tồn sẽ giúp doanh nghiệp số lượng hàng hóa và bổ sung vào kịp thời.

Tài chính - Công nợ

Getfly hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tài chính thông qua các hoạt động như:

• Quản lý quỹ: Quản lý được tiền ra / tiền vào của từng quỹ. Mỗi quỹ sẽ có người quản lý riêng chịu trách nhiệm duyệt quỹ.
• Tạo phiếu thu - chi: Hỗ trợ tạo phiếu ngay trên phần mềm, điền các thông tin theo yêu cầu để hoàn thiện phiếu.
• Quản lý ngân sách: Giúp doanh nghiệp lập kế hoạch và kiểm soát việc thu chi, dự báo dòng tiền thu và chi cho mục tiêu cụ thể
• Quản lý công nợ với khách hàng và nhà cung cấp

Ứng dụng Getfly trên điện thoại

Ngoài làm việc trên màn hình máy tính, nhà quản lý có thể sử dụng thông Ứng dụng Getfly trên điện thoại di động. Các tính năng trên điện thoại tương tự như trên máy tính. Điểm khác biệt là mang lại sự thuận tiện hơn cho người dùng.

Tổng đài (Call Center)

Getfly tích hợp Tổng đài IP trên phần mềm (ở đây là Tổng đài VFone). Người dùng có thể gọi điện cho khách hàng ngay trên màn hình máy tính hoặc điện thoại. Hệ thống tự động ghi lại thông tin cuộc trò chuyện.

Sau khi khi kết thúc các cuộc gọi khách hàng có thể đánh giá chất lượng cuộc gọi (1-5 sao). Điều này giúp quản lý nắm bắt chất lược phục vụ của các telesale với khách hàng. 

Tích hợp

Fanpage

Phần mềm giúp tích hợp với Fanpage. Đồng bộ thông tin kênh chat Facebook và Facebook Lead Form vào CRM để quản lý. Đồng thời, chăm sóc khách hàng theo quy trình và kịch bản để tăng tỷ lệ chuyển đổi ra đơn hàng.

Getfly có thể quản lý nhiều trang Fanpage/Inbox của khách hàng cùng một lúc.

Website/Landing Page

Getfly sẽ tạo các Optin Form để thu dữ liệu từ Website/Landing Page. Optin Form là biểu mẫu giúp doanh nghiệp lấy thông tin của khách hàng trên Website. Khi tạo mẫu Optin Form cần nhập tên mẫu, sau đó chọn các thông tin cần lấy của khách hàng như Tên, Số điện thoại, địa chỉ, Email…

Khi tạo mẫu mới thành công tiếp tục lấy mã HTML và nhúng lên website để lấy thông tin. Tất cả các mẫu Optin Form đều được quản lý và theo dõi tại phần mềm.

Máy POS

Đối với các doanh nghiệp bán lẻ, kinh doanh online nhỏ Getfly sẽ tích hợp CRM với hệ thống máy POS giúp quản lý tất cả các sản phẩm. Cụ thể, phần mềm sẽ tích hợp với các máy và các hệ thống như:

• Máy quét mã vạch sản phẩm
• Máy quét thẻ thẻ thành viên
• Hệ thống tích điểm thưởng của doanh nghiệp
• Hệ thống kho hàng
• Tích hợp cả với máy in nhiệt

Báo cáo thống kê

Mỗi hạng mục trên phần mềm Getfly đều có các báo cáo thống kê đầy đủ. Báo cáo có thể ở dạng danh sách hoặc biểu đồ. Getfly hiện cung cấp chi tiết các loại báo cáo sau:

Báo cáo khách hàng

Tất cả thống kê con số liên quan đến khách hàng được thể hiện thông qua báo cáo. Từ đó, cho doanh nghiệp cái nhìn tổng quan về tình hình khách hàng, chu kỳ khách hàng để đưa ra những giải pháp phù hợp.

Các báo cáo về khách hàng hiện đang có gồm: 

• Tổng quan về sự tăng trưởng của số lượng khách hàng
• Báo cáo về tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng ra đơn hàng
• Tổng hợp chân dung khách hàng theo nguồn, theo nhóm
• Báo cáo về chu kỳ của khách hàng
• Thống kê hành trình của khách hàng

Thống kê phòng ban

Tổng quan về hiệu quả hoạt động của các phòng ban. Thống kê về doanh thu các phòng ban mang lại và so sánh con số giữa các team.

Thống kê nhân nhân viên

Phần thống kê này tập trung xem xét về KPI của cá nhân, kết quả công việc. Điều này giúp cá nhân xem lại quá trình làm việc vừa giúp quản lý nắm bắt của hiệu quả làm việc của từng cá nhân trong công ty.

Thống kê sản phẩm

Getfly giúp tổng thời lại doanh thu, doanh số mang lại của từng loại sản phẩm. Từ đó công ty có thể biết sản phẩm nào đang bán chạy thúc đấy. Và có thể hạn chế hoặc loại bỏ các sản phẩm không phù hợp.

Báo cáo chiến dịch

Phần báo cáo này của Getfly cho biết hiệu quả của các chiến dịch kinh doanh đã triển khai. Biến động trong suốt quá trình diễn ra chiến dịch. Đồng thời còn thống kế các cơ hội và hiện trạng các công việc đang ở mức độ như thế nào.

Một số thống kê khác

• Thống kê phản hồi khách hàng
• Thống kê số lượng Optin Form
• Thống kê Affiliate (Số lượng khách hàng được bạn bè giới thiệu)