StartBooks

Thiết lập ban đầu

Để sử dụng StartBooks, đầu tiên bạn phải đăng ký tài khoản và khai báo thông tin doanh nghiệp, thiết lập các nghiệp vụ cơ bản.

Khai báo thông tin doanh nghiệp trên StartBooks

Thiết lập thông tin nghiệp vụ cơ bản

Sau khi đăng nhập sử dụng, bạn cần khai báo thêm danh mục liên quan và số dư để Starbooks có thể quản lý cho doanh nghiệp của bạn.

Các danh mục cần thiết lập bao gồm:

• Khách hàng: Danh sách khách hàng mà doanh nghiệp phát sinh giao dịch bán. Bạn có thể Thêm/Sửa/Xóa hoặc Xem giao dịch khách hàng tại đây.
• Nhà cung cấp: Danh sách nhà cung cấp mà doanh nghiệp phát sinh giao dịch mua, bạn có thể Thêm/Sửa/Xóa hoặc Xem giao dịch nhà cung cấp tại đây.
• Hàng hóa, dịch vụ: Danh sách hàng hóa, dịch vụ được theo dõi tại doanh nghiệp. Bạn có thể Thêm/Sửa/Xóa hoặc Xem số lượng tồn các mặt hàng tại đây.
• Nhân viên: Danh sách nhân viên của doanh nghiệp. Bạn có thể Thêm/Sửa/Xóa nhân viên tại đây.
• Danh mục kho: Danh sách các kho của doanh nghiệp.
• Hệ thông tài khoản: Danh sách tài khoản kế toán dùng cho việc hạch toán tại doanh nghiệp.
• Tài khoản ngân hàng: Danh sách tài khoản ngân hàng mà doanh nghiệp mà doanh nghiệp đang dùng để giao dịch.
• Lý do thu, chi: Danh sách lý do thu, chi, tiền của doanh nghiệp
• Lý kho nhập, xuất kho: Danh sách lý do nhập, xuất kho của doanh nghiệp.
• Đơn vị tính: Danh sách đơn vị tính của hàng hóa.

Thiết lập danh mục trong Startbooks

Sau khi thiết lập thành công, người dùng có thể sử dụng các tính năng của Starbooks để quản lý tài chính cho công ty. Một số tính năng nổi bật của StartBooks như:

Báo cáo tổng quan

Trang báo cáo tổng quan trên Startbooks

Tại trang báo cáo tổng quan, Startbooks cho phép bạn quản lý các thông tin tài chính của doanh nghiệp mình như:

Số liệu tổng hợp

Thể hiện số liệu tổng cộng và chi tiết của các chỉ tiêu đến thời điểm hiện tại: Tiền, Phải thu, Phải Trả, Hàng tồn kho.

Doanh thu

Tổng hợp doanh thu của vật tư, hàng hóa phát sinh trong kỳ báo cáo được chọn

Báo cáo doanh thu của Startbooks

Lợi nhuận 

Thể hiện tổng doanh thu và chi phí của doanh nghiệp từ đó tính ra lợi nhuận (lãi/lỗ) theo kỳ báo cáo được chọn

Báo cáo lợi nhuận của Startbooks

Dòng tiền 

Thể hiện việc tăng giảm số tiền thu, chi theo kỳ báo cáo, từ đây chủ doanh nghiệp biết được tình hình tăng giảm dòng tiền của doanh nghiệp.

Báo cáo dòng tiền của doanh nghiệp trên Startbooks

Mặt hàng bán chạy

Hiển thị những mặt hàng bán chạy nhất trong kỳ, được thống kê theo Doanh thu hoặc Số lượng. Từ đó tập trung nâng cao doanh thu các mặt hàng bán chạy, đồng thời đưa ra các giải pháp để thúc đẩy doanh thu các mặt hàng khác.

Báo cáo mặt hàng bán chạy trên Startbooks

Quản lý quỹ tiền mặt

Tính năng này cho phép người dùng có thể thêm các phiếu thu/chi hay các khoản phát sinh tiền mặt liên quan đến hoạt động doanh nghiệp, từ những dữ liệu thu chi này thì StartBooks sẽ tự động kiểm kê và báo cáo chi tiết. Nhờ đó mà doanh nghiệp có thể quản lý quỹ tiền mặt của mình 1 cách minh bạch, tránh thất thoát.

Cập nhật thu - chi

Người dùng có thể thực hiện thêm phiếu thu/ chi đơn giản ngay trên giao diện quỹ tiền mặt bằng các loại phiếu thu/chi gợi ý của Startbooks.

Một số loại phiếu chi gợi ý như:

• Chi khác bằng tiền mặt
• Chi tạm ứng cho nhân viên
• Chi thanh toán lương cho nhân viên
• Chi tiền mặt nộp vào tài khoản ngân hàng
• Nộp bảo hiểm bằng tiền mặt
• Nộp thuế bằng tiền mặt
• Phát hiện thiếu khi kiểm kê
• Trả nợ bằng tiền mặt
• Trả tiền cho nhà cung cấp bằng tiền mặt

Thêm phiếu chi tiền mặt trên StartBooks

Một số loại phiếu thu mà StartBooks tạo sẵn:

• Nhận góp vốn
• Nhân viên hoàn ứng khoản không chi hết 
• Phát hiện thừa khi kiểm kê
• Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt
• Thu hồi các khoản nợ bằng tiền mặt
• Thu tiền khách hàng bằng tiền mặt
• Vay vốn bằng tiền mặt
• Thu khác bằng tiền mặt

Thêm phiếu thu tiền mặt trên StartBooks

Ngoài ra, người dùng có thể đính kèm tài liệu/hóa đơn/chứng từ trong phiếu thu-chi được tạo và thực hiện in phiếu ra nhanh chóng ngay trên màn hình phiếu thu-chi mà không cần chuyển tab.

StartBooks cũng cho phép người dùng có thể bổ sung loại phiếu thu - chi cho phù hợp.

Thêm loại phiếu thu/chi trên StartBooks

Kiểm kê quỹ

StartBooks cho phép người dùng có thể kiểm kê quỹ định kỳ ngay trên hệ thống một cách tự động và chính xác.

Trong bảng kiểm kê, bạn có thể:

• Chọn mốc thời gian kiểm kê
• Khai báo thông tin kiểm kê tiền mặt thực tế tại qũy
• Cập nhật thông tin thành viên tham  gia kiểm kê
• Xem kết quả kiểm kê
• Xử lý chênh lệch sau khi kiểm kê quỹ

Thêm bảng kiểm kê định kỳ trên StartBooks

Tính năng xử lý chênh lệch trên StartBooks cho phép người dùng có thể xử lý khoản chênh lệch khi kiểm quỹ tiền mặt. Căn cứ vào thực tế kiểm kê chênh lệch thừa hay thiếu, hệ thống tự động sinh ra phiếu thu/phiếu chi tương ứng:

• Trường hợp: Số kiểm kê thực tế < Số dư theo sổ kế toán (Chênh lệch <0), hệ thống sẽ tự động sinh ra Phiếu chi để xử lý giá trị thiếu.
• Trường hợp: Số kiểm kê thực tế > Số dư theo sổ kế toán (Chênh lệch >0), hệ thống sẽ tự động sinh ra Phiếu thu để xử lý giá trị thừa.

Xử lý chênh lệch quỹ tiền mặt trên StartBooks

Kết nối ngân hàng

Quản lý thu - chi tiền ngân hàng

Tính năng này tương tự với tính năng ở thu - chi quỹ tiền mặt, người dùng có thể tạo các phiếu thu/chi liên quan đến tài khoản ngân hàng theo mẫu có sẵn của StartBooks hoặc tạo mẫu mới, hệ thống sẽ tự động kiểm kê và cho phép người dùng đối chiếu với sổ phụ khi cần thiết.

Cập nhật thu tiền gửi tài khoản ngân hàng trên StartBooks

Chuyển tiền nội bộ

Thông thường doanh nghiệp có thể mở nhiều tài khoản ngân hàng ở các ngân hàng khác nhau để thuận tiện cho việc giao dịch. Khi phát sinh nghiệp vụ chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng này sang tài khoản ngân hàng khác, StartBooks hỗ trợ bạn thực hiện ghi nhận vào phần mềm bằng cách thêm phiếu chuyển tiền nội bộ.

Thêm phiếu chuyển tiền nội bộ trong StartBooks

Quản lý mua hàng

Trong mục này, StartBooks hỗ trợ doanh nghiệp ghi lại các thông tin về giao dịch liên quan đến mua hàng bao gồm:

• Lập chứng từ mua hàng để ghi nhận chi phí và cập nhật tồn kho
• Nhập hóa đơn mua hàng để ghi nhận thông tin phục vụ việc kê khai thuế
• Thêm chứng từ trả lại hàng mua để ghi nhận thông tin hàng hóa trả lại cho nhà cung cấp, cập nhật chi phí, tồn kho.
• Thêm chứng từ giảm giá mua hàng để ghi nhận thông tin giảm giá, cập nhật chi phí.
• Thêm nhà cung cấp ngay trong màn hình mà không cần chuyển tab

Thêm phiếu mua hàng trong StartBooks

Phần mềm này cũng cho phép người dùng tạo hóa đơn cùng với phiếu mua hàng và đính kèm thêm hình ảnh/tệp liên quan đến phiếu mua, in phiếu mua hàng.

Quản lý bán hàng

Tương tự như nghiệp vụ mua hàng, với tính năng quản lý bán hàng, Starbooks cho phép người dùng có thể:

• Tạo đơn đơn đặt hàng ghi nhận thông tin hàng hóa khách hàng yêu cầu cung cấp.

Thêm đơn đặt hàng trên giao diện StartBooks

• Thêm chứng bán hàng để ghi nhận doanh thu và cập nhật tồn kho.
• Thêm hóa đơn bán hàng để ghi nhận thông tin phục vụ việc kê khai thuế.
• Thêm chứng từ trả lại hàng bán để ghi nhận thông tin hàng hóa trả lại, cập nhật doanh thu, tồn kho.
• Thêm chứng từ giảm giá bán hàng để ghi nhận thông tin hàng giảm giá, cập nhật doanh thu.
• Thêm/sửa danh sách và thông tin khách hàng. Ngoài ra Startbooks cũng hỗ trợ in và xuất dữ liệu danh sách khách hàng ngay từ phần mềm.

Thêm khách hàng mới trên giao diện của StartBooks

Kết nối hóa đơn điện tử

Tính năng này cho phép doanh nghiệp có thể kết nối trực tiếp với hệ thống hóa đơn điện tử MISA melnvoice để xuất hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm, từ đó hệ thống sẽ tự động nhận diện hóa đơn và hạch toán giúp doanh nghiệp thao tác đơn giản hơn. 

(Lưu ý để sử dụng tính năng này thì doanh nghiệp phải mua gói phần mềm MISA melvoice).

Sau khi chọn được phiếu bán hàng phù hợp, bạn có thể thực hiện xuất hóa đơn điện tử mong muốn.

Xuất hóa đơn điện tử với MISA melnvoice tích hợp với StartBooks

Giám sát hàng tồn kho

Với tính năng giám sát kho, StartBooks hỗ trợ doanh nghiệp trong việc chủ động nắm bắt thông tin số lượng tồn kho giúp doanh nghiệp tránh thất thoát, lãng phí trong quá trình quản lý và đưa ra quyết định phù hợp cho mỗi lần nhập kho.

Cụ thế, tính năng này cho phép:

• Thêm phiếu nhập kho/xuất kho

Thêm phiếu xuất kho trong Startbooks

• Thêm lệnh lắp/ tháo dỡ: Lệnh lắp ráp/tháo dỡ ghi nhận nghiệp vụ lắp ráp các vật tư hàng hóa thành một thành phẩm hoặc tháo dỡ một mặt hàng thành các thành phẩm khác nhau. Từ đây, bạn có thể thêm phiếu nhập xuất kho hàng hóa mang đi lắp ráp hoặc phiếu nhập kho cho thành phẩm.
• Kiểm kê kho: Ở đây Startbooks cho phép kiểm kê 2 loại là kiểm kê hàng hóa và kiểm kê giá trị tồn kho. Tại mục này, người dùng có thể:
  • Lập phiếu kiểm kê
  • Xử lý chênh lệch sau khi kiểm kê phát hiện thiếu/thừa bằng cách lập thêm phiếu xuất/nhập kho.

Xử lý chênh lệch sau kiểm kê bằng cách thêm phiếu xuất kho

• Tồn kho: cho phép xem và in các báo cáo thống kê, sổ sách liên quan đến hoạt động quản lý kho tại doanh nghiệp.

Quản lý tồn kho trên Startbooks

• Tính giá xuất kho: cho phép xác định giá trị hàng tồn kho xuất đi trong kỳ.

Quản lý tài sản cố định

Việc quản lý tài sản cố định bao gồm các nghiệp vụ giảm tài sản cố định, khấu hao, tăng tài sản cố định sẽ được StartBooks hỗ trợ cập nhật trong phần mềm để quản lý tài chính và thống kê báo cáo cuối kỳ chính xác hơn.

Cụ thể, tính năng này cho phép:

• Khai báo tài sản cố định đầu kỳ
• Ghi nhận tăng tài sản cố định khi doanh nghiệp mua sắm, nhận góp vốn…
• Ghi giảm tài sản cố định tại doanh nghiệp khi thanh lý, nhượng bán, sử dụng…
• Tính khấu hao cho tài sản

Thêm khấu hao tài sản cố định trong StartBooks

Kế toán tổng hợp

Ngoài những nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền mặt, ngân hàng, mua/ bán hàng, xuất/ nhập kho và liên quan đến tài sản cố định thì tại mục này, người dùng có thể thêm các nghiệp vụ phát sinh khác trong kỳ để việc tổng hợp cuối kỳ chính xác hơn.

Thêm chứng từ nghiệp vụ khác

Vào cuối kỳ, khi doanh nghiệp cần xác định kết quả hoạt động kinh doanh, StartBook sẽ hỗ trợ kết chuyển lãi lỗ ngay trên phần mềm. 

Tính năng kết chuyển lãi lỗ trên phần mềm StartBooks

Ngoài ra, phần mềm cũng hỗ trợ bạn quản lý hệ thống tài khoản kế toán bằng cách thêm/xóa/ngừng theo dõi các tài khoản này.

Quản lý hệ thống tài khoản trên StartBooks

Kết nối cơ quan thuế

Tính năng này cho phép doanh nghiệp có thể kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ/ phương pháp trực tiếp và thuế thu nhập doanh nghiệp từng kỳ một cách dễ dàng. 

Ngoài ra trong mỗi tờ khai, bạn cũng có thể bổ sung phụ lục như kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, chuyển lỗ từ hoạt động sản xuất kinh doanh đối với tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp hay bổ sung tính năng in và xuất tờ khai.

Thêm tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp trên StartBooks

Nhắc nhở thông minh

Hệ thống sẽ tự động nhắc nhở doanh nghiệp nộp các báo cáo tài chính và nộp các loại thuế (thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN, thuế môn bài,…) mỗi khi đến hạn nhằm giúp doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ thuế đúng hạn và chính xác.

Báo cáo sổ sách

StartBooks hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi và xuất dữ liệu 3 loại báo cáo là:

• Báo cáo tài chính
• Báo cáo quản trị
• Sổ sách

Báo cáo quản trị 

Tại đây cho phép người dùng xuất dữ liệu báo cáo cho từng loại nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp bao gồm:

• Báo cáo bán hàng
  • Tổng hợp công nợ phải thu khách hàng
  • Chi tiết công nợ theo khách hàng
  • Sổ tổng hợp bán hàng
  • Sổ chi tiết bán hàng
  • Báo cáo doanh thu theo mặt hàng
  • Báo cáo doanh thu bán hàng theo nhân viên
• Báo cáo mua hàng
  • Tổng hợp công nợ phải trả nhà cung cấp
  • Chi tiết công nợ nhà cung cấp
  • Sổ tổng hợp mua hàng
  • Sổ chi tiết mua hàng
• Báo cáo hàng tồn kho
  • Tổng hợp nhập xuất tồn kho
  • Chi tiết nhập xuất tồn kho
• Báo cáo tài sản cố định
  • Số tài sản cố định
• Báo cáo về quỹ tiền mặt
  • Số quỹ tiền mặt
• Báo cáo tổng hợp
  • Nhật ký chung
  • Sổ chi tiết tài khoản

Báo cáo quỹ tiền mặt trong StartBooks

Báo cáo tài chính

Một số loại báo cáo tài chính StartBooks hỗ trợ doanh nghiệp tạo và xuất như:

• Báo cáo tình hình tài chính
• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
• Bảng cân đối tài khoản
• Báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước

Báo cáo tình hình tài chính trên StartBooks

Sổ kế toán

Trong mục sổ kế toán, doanh nghiệp có thể xuất các loại báo cáo như:

• Sổ nhật ký sổ cái
• Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
• Sổ tài sản cố định
• Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán
• Sổ chi tiết thanh toán các khoản phải trả
• Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ
• Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh
• Sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng được khấu trừ
• Sổ chi tiết thuế giá trị gia tăng đầu ra
• S10-DNSN: Sổ tiền gửi ngân hàng

Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán