ClickUp

Workspace

Tương tự Trello hay Anasa, ClickUp cho phép người dùng quản lý các không gian làm việc tập trung trên một ứng dụng duy nhất. Người dùng có thể tạo mới cho mình nhiều không gian làm việc khác nhau phù hợp cho từng phòng ban, dự án hay từng team khác nhau. Đối với các doanh nghiệp thì việc quản lý các dự án bằng các workspace cực kỳ hữu ích bởi trong từng không gian làm việc sẽ bao gồm các thành viên, task và kho dữ liệu khác nhau.

Bạn có thể chia workspace ra thành nhiều cách khác nhau, chẳng hạn như:

• Workspace cá nhân: dành cho những mục tiêu và dự án cá nhân của bạn 
• Workspace dành cho phòng ban: mỗi phòng ban lại có các bộ phận và công việc khác nhau cần triển khai dành cho các team.
• Workspace dành cho dự án: Một dự án phối hợp giữa nhiều bộ phận trong doanh nghiệp, cần 1 workspace giúp lưu trữ, triển khai và theo dõi công việc hiệu quả.

Bạn có thể tạo mới không gian theo 2 cách:

• Tạo mới hoàn toàn không gian làm việc của bạn
• Sử dụng template mẫu: Clickup cung cấp cho người dùng những mẫu không gian làm việc dành cho nhiều mục đích khác nhau và được phân theo 3 cấp độ sử dụng là Beginner/Intermediate và Advanced.

Tạo mới workspace với template có sẵn trên Clickup

Với các workspace bạn có thể tùy chỉnh các thao tác cơ bản như tạm ẩn, xóa, tạo bản sao và chia sẻ workspace cho các thành viên khác.

Thiết lập quản lý workspace trên Clickup

Quản lý dự án

Khác với những ứng dụng khác, Clickup cho phép người dùng có thể quản lý dự án bằng cách phân cấp công việc một cách chi tiết. Trong mỗi workspace bạn có thể tạo nhiều thư mục con có các list công việc. Và trong mỗi list lại có các task và subtask; checklist giúp bạn phân chia và theo dõi công việc một cách khoa học.

Phân cấp quản lý công việc trên Clickup

Xây dựng quy trình làm việc

Trong mỗi workspace bạn có thể tạo nhiều thư mục để quản lý, trong các thư mục sẽ có các list công việc để bạn chia task. Ví dụ bạn đang có một dự án bao gồm 4 giai đoạn là Strategy, Design, Development và Execution thì bạn có thể tạo ra các list tương ứng với cá giai đoạn đó. Mỗi giai đoạn sẽ bao gồm nhiều công việc khác nhau cần thực hiện.

Danh sách công việc trong thư mục

Quản lý công việc

Như đã giới thiệu ở trên, trong mỗi thư mục người dùng có thể tạo ra các list khác nhau và trong mỗi list sẽ bao gồm các task. 

Có một điểm khá hay ở Clikcup là khả năng theo dõi task tự động, hệ thống sẽ dựa trên trạng thái của task mà tự động nhóm chúng và các mục khác nhau như: todolist, ready, in process và completed.

Về cơ bản, phân chia công việc trong Clickup bạn có thể tưởng tượng như trong một trang tính bao gồm các dòng và cột. 

• Dòng: là các task và subtask bạn đề ra
• Cột: Là cách trường theo dõi dành cho mỗi task.

Quản lý công việc trên Clickup

Thao tác với các task

• Tạo mới các task trong mỗi list không bị giới hạn
• Tùy chỉnh các trường dữ liệu cho task. Các trường dữ liệu trong Clickup cực kỳ đa dạng giúp bạn theo dõi nhiều khía cạnh của công việc được giao. Các trường bao gồm:
  • Trường cơ bản: Phân công, Ngày đến hạn, Mức độ ưu tiên, Bình luận, Ngày bắt đầu, ngày kết thúc, trạng thái, thời gian ước tính, review, revision…
  • Trường nâng cao bạn có thể thêm sau: Text, Tag, Dropdown, email, money, phone, rating, hàm công thức…
  • Người dùng có thể tùy chỉnh thêm/xóa ẩn và hiển thị các trường thông tin ngày tùy thuộc vào tính chất của từng công việc.
• Giao task cho thành viên trong nhóm
• Cài đặt thời gian hoàn thành ước tính, deadline cho task
• Tạo các subtask nhỏ cho từng đầu việc khác nhau
• Gắn tag, tùy chỉnh mức độ ưu tiên cho từng task
• Thêm mô tả chi tiết cho từng task
• Chia sẻ task bằng cách public lên website, chia sẻ qua URL hoặc thêm người theo dõi bằng email.
• Đính kèm trong mỗi task các file liên quan 
• Tạo checklist để dễ dàng kiểm soát công việc

Ngoài quản lý công việc, bạn cũng có thể sử dụng Clickup để checklist khách hàng tiềm năng, hay ví dụ như khách mời cho sự kiện chẳng hạn với các trường thông tin được chuẩn hóa như tên, email, điện thoại….

Tạo trường dữ liệu cho các task trên ClickUp

Ngoài quan sát task trên giao diện các list, người dùng có thể bấm chọn vào task để quan sát các nội dung chi tiết trong đó.

Theo dõi chi tiết từng task trên Clickup

Nếu các nhiệm vụ có liên quan đến nhau, bạn có thể truy cập dependencies để tùy chỉnh thiết lập cho task bao gồm 3 khả năng:

• Waiting on: Task liên quan sẽ phải hoàn thành trước task bạn giao
• Blocking: Task liên quan sẽ không được bắt đầu cho đến khi task bạn giao hiện tại được hoàn thành.
• Task: task hiện tại không có sự ràng buộc với các task khác,

Thiết lập cho task trên Clickup

Có 2 tính năng nổi bật của Clickup nên được nhắc đến đó là quay màn hình và bình luận

Ghi hình

Người dùng có thể sử dụng Clickup để ghi hình mà không cần sử dụng đến sự trợ giúp của các ứng dụng thứ 3. Bạn có thể sử dụng tính năng này để ghi màn hình vài tải xuống, hoặc đính kèm trong 1 task hay comment bất kỳ.

Tính năng ghi hình trên Clickup

Lưu ý: Tính năng ghi hình của Clickup chỉ hoạt động trên trình duyệt Chrome và Firefox

Bình luận

Ngoài ra, so với các ứng dụng khác thì tính năng bình luận trên nền tảng này có vẻ nổi bật hơn. Bạn có thể bình luận trong workspace, từng list hay từng task khác nhau.

Việc bình luận cũng trở nên linh hoạt khi bạn có thể:

• Nhắc tên thành viên trong bình luận
• Gắn thẻ task trong bình luận
• Đính kèm nhiều tệp, checklist, slash comment, emoji…
• Gửi email từ mục bình luận trong task để trao cụ thể hơn với các thành viên khác về công việc
• Quay màn hình trực tiếp để bình luận
• React, Reply cho từng bình luận của mọi người

Tính năng bình luận trên Clickup

Theo dõi dự án dưới nhiều góc độ

Nếu như các công cụ khác chỉ cung cấp cho người dùng từ 3-4 chế độ làm việc thì thực sự Clickup đã làm tốt hơn khi cho phép bạn quan sát công việc của mình với 14 chế độ khác nhau, bao gồm:

• Chế độ dạng list
• Chế độ bản đồ
• Chế độ bảng
• Chế độ timeline
• Chế độ workload
• Mind map
• Chế độ xem dạng lịch
• Chế độ xem activity
• Chế độ xem dạng box
• Chế độ xem chat
• ….

Với mỗi chế độ, người dùng có thể quan sát công việc đang diễn ra ở đâu, tiến độ như thế nào.... để có cái nhìn tổng quan nhất về dự án của mình.

Để tạo chế độ xem rất đơn giản, bạn chỉ cần tùy chọn workspace, folder hoặc list rồi bấm tùy chọn thêm chế độ bạn muốn xem và đặt tên cho những chế độ này.

Thêm chế độ xem trên Clickup

Một số chế độ xem nổi bật trên Clickup 

Chế độ xem dạng bảng

Ngoài chế độ xem danh list như đã đề cập ở các phần trên, Clickup cho phép người dùng xem ở chế độ dạng bảng tương tự như giao diện cơ bản trong Trello.

Trong chế độ xem này mỗi list sẽ được tổng hợp lại trong một bảng, bạn hoàn toàn có thể thực hiện thêm mới/xóa task hay các thao tác khác tương tự như trong chế độ xem danh sách.

Chế độ xem dạng bảng trên Clickup

Chế độ xem Gantt

Biểu đồ Gantt hay còn gọi là sơ đồ ngang Gantt là một trong những công cụ kinh điển được sử dụng để quản trị tiến độ dự án. Nếu như bạn không thể tìm thấy chế độ xem này trong Trello thì Clickup lại cho phép bạn thực hiện điều đó.

Với chế độ xem này, người quản trị cùng các thành viên có thể xác định được những công việc cần làm, theo dõi tiến độ đảm bảo dự án diễn ra trôi chảy.

Chế độ xem biểu đồ Gantt trên Clickup

Chế độ xem bản đồ

Với những dự án liên quan đến nhiều địa điểm khác nhau, chế độ xem bản đồ sẽ giúp bạn có cái nhìn bao quát hơn về các công việc trong từng địa điểm.

Trong chế độ xem này, người dùng cũng có thể xem ở chế độ thông thường hoặc chế độ vệ tinh. Các task tương ứng với từng địa điểm sẽ có hiển thị đánh dấu trên bản đồ.

Chế độ xem bản đồ trên Clickup

Chế độ xem dạng mindmaps

Một trong những chế độ xem nổi bật mà Clickup cung cấp cho người dùng, cho phép quan sát dưới dạng sơ đồ tư duy giúp người dùng xem có thể quan sát sơ đồ dự án một cách khoa học.

Người dùng các nút (-) và (+) để mở rộng chi tiết của sơ đồ hoặc thu gọn lại

Chế độ xem mindmaps trên Clickup

Chế độ chat 

Với chế độ xem này, người dùng có thể quan sát tất cả bình luận diễn ra trong dự án và trao đổi với các thành viên khác từ chế độ này.

Tương tự như chức năng bình luận, người dùng có thể nhắc tên, gắn tag cho công việc hoặc quay màn hình, gửi tệp đính kèm…

Chế độ xem chat trên Clickup

Tự động hóa

Tự động hóa là một trong những tính năng hữu ích của các ứng dụng quản lý công việc, dự án. Giúp người quản trị, leader có thể tiết kiệm thời gian sắp xếp, giao và theo dõi công việc.

Tính năng tự động hóa trên Clickup hoạt động theo nguyên tắc cơ bản là “ when...then”, sẽ có 2 bộ phận chính trong 1 automation là:

• Trigger: là trình kích hoạt, bao gồm các điều kiện. Khi các điều kiện này được thỏa mãn thì trigger sẽ kích hoạt hành động.
• Action: Là các hành động sẽ xảy ra sau khi trigger được kích hoạt.

Với ClickUp, người dùng có thể tạo ra nhiều trình tự động khác nhau bao gồm trong hệ thống và các automation được tích hợp với các ứng dụng bên ngoài.

Tự động hóa trong hệ thống

Clickup tạo sẵn cho người dùng một số danh mục mẫu automation như:

• Move: khi di chuyển khỏi cái này thì sẽ thay đổi trạng thái hay tạo task mới…
• Trạng thái: khi trang thái của task thay đổi thì tự động chuyển list, thay đổi mức độ ưu tiên…
• Tạo mới: Khi 1 task được tạo mới thì thay đổi list, thay đổi trạng thái,...
• Ngày đến hạn: khi công việc đến ngày đến hạn thì tự động thay đổi trạng thái, di chuyển sang danh mục khác
• Một số automation về mức độ ưu tiên, người được giao nhiệm vụ, subtask…

Automation mẫu trên Clickup

Nếu như bạn không tìm thấy mẫu automation phù hợp thì cũng có thể tự tạo cho mình 1 automation mới hoàn toàn, phù hợp với nhu cầu.

Tạo mới automation trên Clickup

Tự động hóa kết hợp với ứng dụng khác

Clickup cho phép người dùng kết nối với các ứng dụng khác như Bugsnag, Calendly, Email, GitHub, Twilio để tự động hóa qua cách kênh này. Người dùng có thể hoàn toàn tự động hóa việc gửi email, gửi SMS, hay gắn task vào lịch...một cách dễ dàng, nhanh chóng.

Tự động hóa với ứng dụng tích hợp trên Clickup

Các tính năng cá nhân

Trong màn hình chính (home), người dùng có thể quan sát:

•  Các công việc mà bạn được giao bao gồm hôm nay, công việc bị quá hạn, công việc được nhắc đến nhưng chưa lên lịch
• Các bình luận mà bạn được được giao việc
• Gắn các task quan trọng bạn cần theo dõi ở phần Lineup, giúp bạn hoàn thành công việc đúng hạn.
• Quan sát agenda (công việc và nhắc nhở theo từng ngày), quan sát bình luận được nhắc đến.

Giao diện màn hình chính trong Clickup

Tạo dashboards

Clickup cho phép người dùng tạo riêng 1 trung tập kiểm soát nhiệm vụ (dành riêng cho người dùng) để có thể quan sát toàn bộ các hoạt động trong các không gian làm việc khác nhau thông qua 1 màn hình duy nhất. Tính năng này cho phép thay thế tính năng báo cáo và portfolio.

Trong 1 dashboard, bạn có thể tạo nhiều cửa sổ (widget) khác nhau cho từng kiểu dữ liệu bạn muốn quan sát.

Tạo mới widget trong Clickup

Giao diện Dashboard trên Clickup

Pulse

Một tính năng hữu ích trong bối cảnh làm việc từ xa đang là xu hướng. Nếu bạn là nhà quản lý, bạn sẽ có thể quan sát được các thành viên ai đang online và offline. Tính năng này còn cho phép xem các nhiệm vụ mà các thành viên khác đang thực hiện và mức độ phân bổ thời gian làm việc cho các task trong thời gian họ online.

Tính năng Pulse trên Clickup

Thông báo

Để giúp bạn không bỏ lỡ những công việc hay bình luận quan trọng, Clickup hỗ trợ người dùng kiểm tra các nhiệm vụ được giao hay bất kỳ thông báo nào liên quan đến bạn trong mục thông báo.

Thông báo trên Clickup

Tích hợp

Với Clickup, bạn có thể tích hợp với nhiều ứng dụng khác nhau bên ngoài để giúp công việc trở nên thuận tiện hơn như Slack, Gmail, Calendly, GitHub.. cho tính năng tự động hóa; đồng bộ với Hubspot, Trello, Jira… để chuyển dữ liệu công việc từ những nền tảng này.

Ứng dụng tích hợp trên Clickup