Autotable

Cấu trúc dữ liệu trong Autotable 

Autotable cung cấp khả năng phân cấp thông tin của bạn giúp lưu trữ và quản lý thông tin 1 cách rõ ràng theo 4 cấp độ:

• Workspace: Workspace là mục lớn nhất trong Autotable,, bao gồm nhiều Thư mục và Bảng dữ liệu. Số lượng Workspace bạn có thể tạo là không giới hạn.
• Thư mục: Thư mục giúp phân loại thông tin thành những phạm trù rõ ràng trong việc quản lý công việc chi tiết hơn. Bạn có thể tạo nhiều Thư mục trong một Workspace.
• Bảng: bạn có thể hiểu như đây là 1 bảng dữ liệu gồm nhiều trang tính như trong Google Sheet
• Trang dữ liệu: Là nơi bạn nhập dữ liệu vào hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu của Autotable

Cấu trúc dữ liệu lưu trữ trên Autotable

Không gian làm việc (WorkSpace)

Đây là một trong những tính năng cơ bản của các ứng dụng hỗ trợ quản lý công việc như Trello, Clickup hay Autotable cũng vậy.

Với Autotable bạn có thể tạo nhiều không gian làm việc khác nhau phù hợp với từng bộ phận, chiến dịch của doanh nghiệp hoặc tạo không gian làm việc của cá nhân. Trong mỗi workspace sẽ có thể tạo nhiều bảng khác nhau (mỗi bảng sẽ có danh mục to do list, phân chia công việc và thành viên, quy trình tự động hóa khác nhau)

bạn có thể chia không gian làm việc ra các mục như:

• Cá nhân: dành cho những plan, công việc cá nhân cần cà quản lý
• Workspace cho các dự án, sự kiện: sự kiện ra mắt sản phẩm, event kỷ niệm cho công ty/tổ chức
• Workspace cho phòng ban: mỗi phòng ban sẽ có những nhiệm vụ, số thành viên khác nhau trong công ty. Việc thêm các thành viên vào 1 không gian làm việc để theo dõi, update công việc cũng như tải lên tài liệu chung sẽ tạo ra sự nhất quán, tăng hiệu suất làm việc.

Quản lý workspace trên Autotable

Quản lý Workspace của riêng bạn

Trong WorkSpace, bạn có thể tùy chọn thao tác:

• Thêm thành viên vào không gian làm việc của bạn bằng email, không giới hạn số thành viên và phân quyền cho những người này
• Tạo mới nhiều bảng/thư mục theo quy trình công việc của bạn
• Các thao tác như xóa/sao chép/di chuyển thư mục/bảng/workspace

Quản lý workspace trên Autotable

Cộng tác chung

Autotable cung cấp tính năng chia sẻ cho phép bạn chia sẻ từng phần như workspace, thư mục, bảng cho team member, với nhân viên, với đối tác,… để cùng tạo một cơ sở dữ liệu, cập nhật thông tin tức thì, quản lý và theo dõi công việc liên tục.

Khi mới người khác cùng tham gia quản lý, bạn chỉ cần nhập email và phân quyền dành cho người được mời theo:

• Quyền chủ quản: toàn quyền chỉnh sửa bảng và được mời thêm thành viên
• Quyền tạo: toàn quyền chỉnh sửa logic, thêm thông tin/ cột trong bảng
• Quyền sửa: có thể thêm và chỉnh sửa từng dòng, nhưng không có quyền thêm hoặc chỉnh sửa cột trong bảng
• Bình luận: có thể xem và comment trong từng công việc
• Chỉ xem: chỉ có thể xem

Chia sẻ workspace/thư mục/bảng với các thành viên khác

Trong các bảng tính, Autotable còn cung cấp cho bạn tính năng phân quyền theo dòng và cột:

• Phân quyền theo dòng: Các dòng trong bảng tính sẽ được chia quyền, những người liên quan mới có quyền xem và chỉnh sửa những dòng đó
• Phần quyền theo cột: Có những cột thông tin trong Bảng không thích hợp tất cả thành viên tham gia quản lý bảng có thể thấy, khi này bạn nên dùng tùy chỉnh Ẩn cột và chia sẻ bảng kết hợp với phân quyền theo cột.

Tính năng phân quyền theo cột trên Autotable

Autotable còn cho phép người dùng xem lại các thao tác của các thành viên tham gia quản lý bảng một cách chi tiết.

Ngoài ra tạo ra những workspace do bạn quản lý, bạn cũng có thể tham gia vào các workspace khác. Bạn có thể quan sát và quản lý những không gian này trên tài khoản của mình.

Quản lý công việc

Tạo bảng

Bảng trong Autotable bao gồm nhiều trang tính khác nhau, trong mỗi trang tính - tương tự như Google Sheet sẽ cho phép bạn tạo nhiều cột (trường dữ liệu) và dòng để mô tả các công việc/sự kiện hay thông tin cần lưu trữ.

Bạn có thể tạo nhiều bảng khác nhau trong một thư mục/workspace bằng cách:

• Tạo bảng mới
• Dùng template có sẵn
• Import từ File Excel

Ví dụ dưới đây về Bảng Quản lý các sự kiện marketing trong một công ty, bạn có thể thấy có nhiều trang tính khác nhau để tổng hợp thông tin về các sự kiện marketing sẽ diễn ra, số lượng khách hàng tham gia, địa điểm, khách mời của sự kiện…

Tạo bảng trong Autotable

Template mẫu

Nếu bạn gặp khó khăn trong việc tạo mới các bảng quản lý thì có thể tham khảo các template mẫu mà Autotable cung cấp. Các template ở đây khá đa dạng trong nhiều lĩnh vực như marketing, dự án, nhân sự…

Template mẫu trên Autotable

Quản lý bảng

Về cơ bản, bảng trong Autotable sẽ có các tính năng khá tương tự và giao diện như Google Sheet nhưng sẽ được setup thêm nhiều tiện ích phù hợp với tính chất quản lý thông tin, theo dõi công việc hơn. Cụ thể, trong mỗi bảng bạn có thể thao tác:

Thao tác cơ bản

• Đổi tên
• Chia sẻ bảng
• Thêm mới/ xóa trang tính từ trang trắng hoặc import từ excel
• Xóa bảng /sao lưu bảng
• Lưu bảng dưới dạng file excel

Thao tác với bảng trên Autotable

Thao tác trong trang tính

Nếu như trong Google Sheet bạn chỉ thêm cột được với tính năng mặc định là nhập text thì Autotable đã mang đến cho người dùng một tính năng hoàn toàn mới ở việc tạo cột. Các cột ở đây được chuẩn hóa về định dạng giúp bạn có thể tiết kiệm được nhiều thời gian khi không phải đi định dạng cho từng cột dữ liệu.

Hiện tại, Autotable có 14 trường dữ liệu (cột dữ liệu) và 10 trường dữ liệu nâng cao. 

• Trường dữ liệu cơ bản: Các trường dữ liệu Cơ bản Autotable quy định loại dữ liệu đầu vào của mỗi cột, tất cả các ô trong cùng một cột đều phải nhập cùng một loại dữ liệu
• Trường dữ liệu nâng cao: Bạn có thể liên kết thông tin giữa các bảng, đồng bộ thông tin giữa các trang, lập các hàm công thức, lưu trữ những dạng dữ liệu đặc biệt và nhiều tính năng ưu việt khác.

Thêm cột dữ liệu trong Autotable

Chú giải một số trường dữ liệu trong Autotable:

• Trường Dropdown: cho phép bạn tạo nhiều nhãn và phân loại dòng dữ liệu về nhiệm vụ, công việc, địa điểm...

• Trường phân công:  Cho phép bạn phân công và giao việc cho các thành viên trong team

• Trường đánh giá: chấm điểm theo hệ 5 sao cho phép bạn và người tham gia nhập liệu đánh giá độ hài lòng , đánh giá hiệu quả công việc, đánh giá độ gấp rút, đánh giá độ phù hợp,…

• Trường tiến độ: Trường Tiến độ giúp bạn cập nhật và theo dõi tiến độ công việc, nhiệm vụ và dự án một cách trực quan theo mức độ từ 1-100%

• Trường tiến độ tự động: Trường Tiến độ tự động được tùy chỉnh kết hợp với các Trường Dropdown có trong bảng. Khi Trường Dropdown có giá trị tương ứng, thanh tiến độ tự động sẽ tăng theo tỷ lệ phần trăm đã cài đặt.

• Trường đính kèm: Cho phép bạn chèn tập tin là hình ảnh/video vào bảng

Các dạng cột dữ liệu trong Autotabe

Ngoài ra bạn còn có thể thao tác:

• Lọc các giá trị trong bảng theo nhiều bộ lọc, điều kiện khác nhau
• Nhóm cột/ Ẩn cột
• Sắp xếp dữ liệu theo từ A-Z
• Tùy chỉnh độ rộng cột/dòng
• Phân quyền cho từng dòng/cột
• Đổi loại cột
• Sắp xếp vị trí cột bằng thao tác kéo thả
• Thực hiện thêm các dữ liệu, hàm công thức tương tự như trên Google Sheet

Tính năng nhóm dòng trên Autotable

Ngoài ra, với mỗi sự kiện, địa điểm hay nhãn công việc cụ thể, người tạo và người tham gia có thể bình luận đánh giá để trao đổi thêm với nhau.

Tính năng bình luận trên Autotable

Theo dõi công việc dưới nhiều góc độ

Autotable cung cấp cho người dùng 4 giao diện để tiện cho việc theo dõi và quản lý công việc bao gồm dạng bảng, lịch, Kanban và biểu mẫu.

Giao diện Bảng

Giao diện bảng cho phép người dùng quan sát công việc dưới dạng trang tính bao gồm dòng và cột như đã giới thiệu ở trên.

Giao diện dạng bảng tính trên Autotable

Giao diện Lịch

Bạn có thể quan sát các công việc của mình dưới dạng giao diện lịch đối với những task mang tính chất đặt nặng về thời gian hoàn thành.

Trong giao diện này bạn có thể điều chỉnh chế độ xem lịch theo ngày, tháng, tuần, 2 tuần, 3 tuần hay thực hiện một số thao tác như:

• Tạo sự kiện trong lịch: Sự kiện bạn vừa tạo sẽ tự cập nhật và tạo dòng dữ liệu trong bảng chính, tổng hợp tất cả các sự kiện vào cùng một bảng giúp bạn dễ dàng quản lý.
• Thay đổi thời gian các sự kiện bằng thao tác kéo thả sự kiện

Giao diện lịch trên Autotable

Giao diện Kanban

Giao diện Kanban của Autotable chia quy trình làm việc trong một bảng ra những ngăn gồm các thẻ xếp chồng lên nhau giúp bạn dễ hình dung, theo dõi và quản lý. Di chuyển các thẻ giữa các ngăn hoặc sắp xếp lại chúng trong một ngăn xếp bằng thao tác kéo – thả.

Tính năng giao diện Kanban trong Autotable

Giao diện Biểu mẫu

Đây như là một tính năng tạo biểu mẫu của Google Form cho phép bạn tạo biểu mẫu thu thập thông tin từ bất kỳ ai và tự động lưu vào dữ liệu của bạn trong bảng Autotable.

Người dùng không cần tạo mới biểu mẫu mà biểu mẫu được tạo tự động từ bảng hiện có của bạn. Bạn có thể chia sẻ biểu mẫu này cho người khác bằng link hoặc mã QR.

Giao diện biểu mẫu trên Autotable

Tính năng bổ sung

Ngoài ra, trong giao diện bảng người dùng có thêm 1 tùy chọn nữa là “tạo thêm giao diện bảng” giúp ích cho việc teamwork. Tạo thêm giao diện Bảng giúp mỗi thành viên có nơi làm việc riêng do mỗi người sẽ có cách sắp xếp và quản lý công việc riêng, nên khi mỗi người tùy chỉnh (Ẩn cột, Nhóm cột, Lọc, Sắp xếp,…) trong Giao diện Bảng của mình sẽ không ảnh hưởng đến bảng gốc.

Tuy nhiên những dữ liệu mỗi thành viên cập nhật vào Giao diện bảng riêng của mình thì dữ liệu sẽ tự động cập nhật vào bảng gốc mà không cần phải tạo thêm tính năng liên kết nào giữa các Giao diện.

Thêm mới giao diện bảng làm việc trên Autotable

Tự động hóa

Tính năng tự động hóa trong Autotable giúp bạn tiết kiệm thời gian khi không phải thao tác thủ công cho những công việc mang tính chất lặp đi lặp lại. Đặc biệt, với tính năng automation không bị giới hạn chỉ trong nền tảng của Autotable mà còn được liên kết với các ứng dụng từ bên thứ 3 là Telegram Bot và Gmail.

Tính năng này hoạt động trên nguyên tắc “nếu...thì…” bao gồm 2 bộ phận chính là:

• Trigger: là điều kiện để hành động được thực hiện
• Action: Là hành động hệ quả khi trigger được thỏa mãn, kích hoạt.

Ví dụ: Bạn sẽ tạo 1 automation khi địa điểm trong sự kiện được thay đổi từ điểm A qua điểm B thì sẽ có email thông báo tự động cho toàn bộ khách mời chẳng hạn.

Tính năng tự động hóa trên Autotable

Tùy vào các trường dữ liệu có trong bảng mà bạn có thể tùy chọn các điều kiện khác nhau cho từng dữ liệu. 

• Các trigger trong Autotable khá đơn giản như: Thay đổi, Thay đổi thành, Thay đổi từ.. thành… và thêm trigger đến hạn với các trường dữ liệu ngày tháng.
• Action trong Autotable: Thay đổi tên sự kiện, ngày tháng, số lượng, nội dung…
• Action với các tích hợp: Gửi email, tin nhắn, yêu cầu.

Một ưu điểm của Autotable so với các công cụ khác là bạn có thể tạo nhiều trigger kết hợp và tương ứng với mỗi điều kiện cũng có thể thêm nhiều hành động khác nhau.

Ngoài ra, người dùng có thể kiểm tra và theo dõi số lần hoạt động của các lệnh Automation trong phần Quản lý tài khoản.

Báo cáo

Báo trên Autotable được thể hiện qua mục DashBoard trong mỗi bảng, tổng hợp các thông tin hoạt động liên quan đến dự án realtime cho bạn những cập nhật chính xác nhất.

Các tiện ích trong Dashboard:

• Tạo biểu đồ báo cáo: bạn có thể tạo 4 dạng biểu đồ bao gồm biểu đồ tròn, biểu đồ cột, biểu đồ vùng và biểu đồ đường. Các biểu đồ này sẽ được liên kết với các trang tính cụ thể trong bảng và người dùng có thể tùy chỉnh các dữ liệu mình muốn xem báo cáo. Số lượng báo cáo được tạo không bị giới hạn
• Tạo bảng thống kê dữ liệu: giúp người dùng có số liệu cụ thể về đối tượng thông tin cần theo dõi và phân tích:
• Tạo số liệu tổng hợp

Tạo bảng thống kê dữ liệu trong Autotable