Zapier

Tự động hóa

Với Zapier, người dùng có thể tối ưu quy trình làm việc bằng cách sử dụng Zapier như kênh trung gian giữa 2 nền tảng để giảm bớt thời gian cho những công việc lặp đi lặp lại.

Zapier cho phép bạn tạo các ZAP - là một quy trình tự động giữa các ứng dụng của bạn. 

Ví dụ: ZAP tự động lưu tệp đính kèm trong email gửi đến vào Dropbox. Hay khi có một khách hàng điền vào biểu mẫu của bạn, khách hàng sẽ nhận ngay được một email do bạn đã soạn sẵn chẳng hạn.

Một Zap sẽ bao gồm 2 phần là trình kích hoạt (trigger) và hành động (action). Bạn có thể tạo nhiều hành động khác nhau cho 1 action.

• Trigger hay còn gọi là trình kích hoạt là sự kiện trong ứng dụng sẽ khởi động Zap. Khi bạn thiết lập trình kích hoạt này trong Zap thì Zapier sẽ giám sát ứng dụng cho sự kiện đó. Ví dụ về lưu tệp đính kèm, trình kích hoạt sẽ là khi bạn nhận được email có tệp đính kèm, với những email không có tệp đính kèm thì Zap sẽ không được kích hoạt.
• Action: Hành động sau khi Zap được kích hoạt. Ví dụ: Khi bạn nhận được email có tệp đính kèm, hành động chính là tải tệp đính kèm từ email của bạn lên Dropbox.

Đối với những tài khoản Free, Zapier cho phép bạn tạo tối đa 5 Zap và thực hiện tối đa 100 tác vụ trong mỗi Zap.

Tạo Zap

Có 2 cách để bạn tạo Zap:

• Tạo zap mới hoàn toàn: Bạn có thể lựa chọn các nền tảng mình muốn kết nối, Zapier cho phép người dùng kết nối với hầu hết các công cụ marketing online như eSMS, Google Form, Trello, Getresponse, Aweber, Mailchimp,Google Drive…Khi bạn nhập 1 nền tảng, Zapier sẽ gợi ý cho bạn các nền tảng có thể liên kết để tạo Zap.
• Tạo Zap theo gợi ý: Khi truy cập vào bảng điều khiển, Zapier sẽ gợi ý cho bạn sẵn 1 số quy trình như lưu tệp đính kèm từ Gmail và Google Drive hay Gửi email cho những người đăng ký biểu mẫu.

Tạo Zap tự động hóa trên Zapier

Sau khi bạn chọn 2 ứng dụng để kết nối quy trình tự động hóa thì bạn cần phải chọn trigger và actions để hoàn thành Zap. Nếu bạn chưa kết nối tài khoản Zapier với các ứng dụng đã chọn thì sẽ phải kết nối trước khi chọn trigger và actions.

Ví dụ về Zap tự động gửi email cho khách đăng ký qua Google Form dưới đây

Tạo Trigger

Đối với mỗi ứng dụng khác nhau thì sẽ có các Trigger khác nhau mà bạn có thể chọn.

Với Google Form, bạn có thể chọn 2 trigger là khi biểu mẫu có phản hồi mới hoặc trong bảng tính của biểu mẫu có cập nhật mới về người dùng.

Tùy chọn Trigger với Google Form

Sau khi chọn xong trình kích hoạt, có thể chọn các sheet chứa data khách hàng và biểu mẫu bạn muốn gửi email. Zapier sẽ cho phép bạn test thử dữ liệu mà hệ thống đã lấy được từ hệ thống Google Form bạn cho phép.

Test thử dữ liệu Google Form

Bạn chỉ có thể tạo 1 trigger cho 1 Zap, nhưng 1 Zap có thể tạo nhiều actions khác nhau (hành động này theo sau hành động trước chữ không diễn ra đồng thời)

Tạo Actions

Có 2 loại Actions mà bạn có thể tạo là:

• Actions trên các ứng dụng đã kết nối
• Actions trung gian giữa trình kích hoạt và các hành động trên hệ thống mà Zapier cung cấp bao gồm: 
  • Lọc trình kích hoạt 
  • Delay
  • Sắp xếp lại data

Các loại actions trên Zapier

Đối với hành động, bạn cũng thiết lập tương tự như với trigger: Kết nối tài khoản, chọn hành động.

Với Gmail, bạn có thể lựa chọn các hành động như gửi email, gắn nhãn, tạo email nháp, trả lời email,....

Lựa chọn hành động trên Gmail

Bạn có thể lựa chọn tài khoản email mà mình sử dụng để gửi thư, sau đó thiết lập các thông tin cơ bản của email muốn gửi đi. Đối với email, Zapier hỗ trợ bạn gửi dưới 2 định dạng là text và HTML (đối với định dạng HTML bạn sẽ cần cài đặt phức tạp hơn). Ngoài ra, bạn cũng có thể tùy chỉnh thêm các trường CC và BCC cho email.

Cài đặt action trên Zapier

Sau khi cài đặt xong, bạn có thể test thử email của mình và điều chỉnh lại cài đặt email trên hệ thống.

Ngoài ra bạn có thể:

• Tùy chọn bật/tắt zap
• Đổi tên các bước trigger/action của mình để dễ quản lý đối với những zap phức tạp
• Quan sát outline của Zap
• Zapier sẽ tự động cảnh báo các lỗi trong zap của bạn giúp bạn khắc phục kịp thời
• Lựa chọn thư mục cho Zap
• Tùy chỉnh tên Zap
• Xem hướng dẫn các bước ngay trên giao diện màn hình
• Tạo bản sao cho Zap
• Chia sẻ quy trình tự động của bạn cho người khác hoặc công khai

Tính năng bổ sung khi tạo Zap

Quản lý Zap

Trong thư mục quản lý Zap, người dùng có thể quan sát các zap đã tạo và tạo thư mục để phân loại các zap của mình. Tại đây bạn sẽ thấy các zap và thông tin cơ bản và có thể thực hiện các thao tác như:

• Phân loại zap vào thư mục
• Tạo Zap mới trên giao diện
• Bật/tắt các zap nhanh chóng
• Thao tác tạo bản sao/ chỉnh sửa/ xóa zap nhanh chóng
• Đổi tên cho zap của bạn
• Thực hiện các thao tác hàng loạt như xóa zap hàng loạt, tạm dừng hàng loạt...

Quản lý zap trên Zapier

Ngoài ra, ở phía dưới góc trái màn hình bạn có thể quan sát số tác vụ (task) đã được hoàn thành. (Ví dụ có bao nhiêu email đã được gửi đi thông qua quy trình tự động hóa)

Quản lý kết nối 

Zapier cho phép bạn quan sát và quản lý các ứng dụng/ nền tảng mà bạn đã kết nối với Zapier. Bạn truy cập vào mục “My App” để xem các ứng dụng đã kết nối. Tại mục này bạn có thể:

• Quan sát các ứng dụng đã kết nối với Zapier bao gồm số tài khoản từ ứng dụng được liên kết, số zap liên quan đến ứng dụng đó
• Kết nối với các ứng dụng khác. Việc kết nối trước sẽ giúp bạn giảm thiểu được thời gian kết nối khi tạo zap. Đối với mỗi ứng dụng, bạn có thể thêm nhiều tài khoản kết nối khác nhau (ví dụ bạn có 3 tài khoản Gmail có thể kết nối cả 3 để có thể tùy chọn địa chỉ email gửi đi)
• Quản lý các ứng dụng đã kết nối bao gồm các tài khoản của ứng dụng (thêm mới/chỉnh sửa/xóa kết nối) và quản lý zap liên quan. 
• Tìm nhanh ứng dụng qua thanh tìm kiếm

Quản lý ứng dụng trên Zapier

Quản lý ứng dụng trên Zapier

Kiểm tra lịch sử tác vụ

Zapier hỗ trợ bạn quan sát và quản lý các tasks đã được thử hiện bởi quy trình tự động hóa của bạn (zap). Từ đây bạn có thể:

• Quan sát số zap đang chạy và số task đã được thực hiện theo số liệu và biểu đồ
• Lọc task theo thời gian/zap/theo ứng dụng/ theo thư mục zap

Theo dõi quy trình tự động hóa trên Zapier