Trustsales

Quản lý bán hàng - đơn hàng

Import đơn hàng

Tính năng này của Trustsales giúp doanh nghiệp tạo đơn hàng hàng loạt bằng cách import (nhập) file Excel lên thẳng phần mềm. 

Để sử dụng tính năng, bạn vào phần Menu - chọn Đơn hàng - Import đơn hàng. Sau đó, tải file Excel chứa thông tin đơn hàng lên. File Excel bắt buộc phải đảm bảo thông tin về Số thứ tự, số điện thoại và nguồn kênh. 

Phần mềm sẽ báo lỗi cụ thể sai ở đâu nếu file tải lên có lỗi. Còn nếu tải thành công sẽ hiển thị ở mục danh sách đơn hàng.

Danh sách đơn hàng

Xem danh sách đơn hàng

Tại đây giúp bạn quản lý toàn bộ đơn hàng đang có của doanh nghiệp. Trustsales cũng cung cấp bộ lọc với 18 điều kiện lọc. Điều này cho phép người dùng tìm kiếm đơn hàng theo các điều kiện khác nhau. Các bộ lọc bao gồm:

• Ngày tạo: Là ngày hóa đơn được tạo ra. Có thể chọn xem theo khoảng thời gian đã định trước (Hôm nay, hôm qua, 7 ngày trước, 30 ngày trước) hoặc tùy chọn khoảng thời gian theo ý muốn
• Trạng thái đơn hàng: Tình trạng hiện tại của đơn hàng như Đã xác nhận, Chuyển hàng, Thành công... Có thể kèm theo các trạng thái phụ.
• Thông tin đơn hàng: Lọc xem bằng cách nhập thông tin của đơn hàng (Tên khách hàng, số đơn hàng, số điện thoại, mã bưu điện...).

• Ngày chuyển trạng thái: Tìm kiếm trạng thái đơn hàng trong khoảng thời gian nhất định.

• Nhân viên chuyển trạng thái: Lọc theo nhân viên A chuyển trạng thái đơn hàng thành trạng thái B

• Hình thức giao hàng: Lọc theo đơn vị vận chuyển đã chọn cho đơn hàng

• Phân loại: Lọc theo Danh mục sản phẩm trong đơn hàng

• Nhóm đơn hàng: Lọc theo nhóm đơn hàng đã tạo

• Đầu số điện thoại: Lọc theo đầu số Viettel, Vinaphone, Mobiphone....

• Page facebook: Lọc theo các Fanpage đã kết nối và đang được quản lý qua Trustsales

• Tỉnh thành: Lọc theo địa chỉ tỉnh thành khách hàng của đơn hàng

• Nguồn đơn: Lọc theo nguồn của đơn hàng (đến từ Facebook, Website,…)

• Phân công: Lọc theo đơn hàng được phân công cho nhân viên.

• Thời gian: Lọc theo thời gian

• Sản phẩm: Lọc theo những sản phẩm có trong đơn hàng

• Lazada Shop: Lọc theo shop Lazada của bạn

• Trùng đơn: Lọc theo đơn hàng trùng hoặc không

• Mã bưu điện: Lọc theo những đơn đã có mã bưu điện hoặc không có mã bưu điện

Tạo đơn hàng mới trong danh sách đơn hàng

Bên cạnh việc xem danh sách đơn được được import, Trustsales có thể tạo đơn hàng mới. Một đơn hàng mới cần được điền đầy đủ các thông tin như:

• Thông tin khách hàng: Tên, số điện thoại, nhân khẩu học, địa chỉ...
• Thông tin đơn hàng: Thuộc danh mục nào, nguồn đơn, trạng thái, ghi chú đơn hàng
• Sản phẩm khách đặt: Mã hàng hóa, tên, giá bán, số lượng...
• Thông tin thanh toán: Giảm giá, phí ship, phụ thu…

Bạn cũng có thể cập nhập thông tin đơn hàng sau khi đã lên đơn tại màn hình quản lý nếu có sự thay đổi từ khách hàng hay các yếu tố liên quan.

Thông tin in đơn hàng

Phần tính năng này giúp doanh nghiệp cập nhật thông tin trên mẫu in của shop. Hỗ trợ quản lý các mẫu in và tạo mới mẫu in cho shop. 

Hiện tại, Trustsales đang có 2 mẫu in được mặc định sẵn trên hệ thống và người dùng không được xóa 2 mẫu này.

Trạng thái đơn hàng

Tại đây cập nhật và quản lý tất cả các trạng thái đơn hàng của shop. Bạn cũng có thể cài đặt thêm những trạng thái phụ cho các trạng thái chính làm sao phù hợp nhất với quy trình bán hàng của shop.

Lưu ý các trạng thái chính là mặc định trong hệ thống, không thế thay đổi. 

Nguồn đơn hàng

Trustsales quản lý các nguồn đơn hàng, cho biết đơn hàng đến từ nguồn nào. Và người dùng có thể lọc các đơn hàng theo nguồn. Để thêm nguồn đơn hàng thành công, bạn cần nhập đầy đủ các thông tin về:

• Mã nguồn
• Tên nguồn: Facebook, Live Chat website, Email…
• Chọn mặc định (hoặc không tùy theo nhu cầu)

Công nợ Nhà vận chuyển

Quản lý các đơn hàng đã chuyển cho các nhà vận chuyển để giao đến khách hàng. Thống kê tổng giá trị đơn hàng đã giao cho NVC, đơn Thành công, đơn Chưa có KQ, đơn Chuyển hoàn. 

Phiếu đổi hàng

Các đơn hàng đổi/trả sẽ được quản lý chung tại đây. Trustsales sẽ cập nhật thông tin các đơn đổi/trả, trạng thái của chúng để nhân viên tiếp hành xử lý và giải quyết cho khách hàng. Bên cạnh đó cũng có các bộ lọc để tìm kiếm phiếu đổi hàng nhanh hơn. 

Chia số cho Sale (người bán hàng)

Tính năng này giúp phân chia các đơn hàng chưa được xử lý cho các Sale (nhân viên bán hàng) của shop để xử lý. Mục chia số cho Sale sẽ gồm 4 thông tin chính cần quan tâm:

• Thống kê số tất cả đơn hàng, đơn hàng chưa chia, tổng số nhân viên đang có
• Chi tiết số đơn chia cho từng Sale
• Bộ lọc tìm kiếm đơn hàng để phân chia dễ dàng hơn
• Danh sách đơn hàng và trạng thái của nó

Có 2 cách chia trên Trustsales là Chia đều (hệ thống tự động lấy tất cả đơn chia đều cho số Sale đang có) và Chia đã chọn (quản lý tự chọn đơn và chia cho Sale phù hợp theo mong muốn)

Chăm sóc khách hàng

Phần chăm sóc khách hàng đầu tiên sẽ giúp bạn lọc xem các đơn hàng theo các yếu tố liên quan đến khách hàng như:

• Ngày giao hàng thành công
• Thông tin đơn hàng, trạng thái đơn
• Sản phẩm và danh mục sản phẩm
• Đánh giá về đơn hàng và về nhân viên bán hàng (từ 1 sao đến 5 sao)
• Tổng số lần mua hàng, số tiền đã mua, số lượng hàng đã bán

Tính năng này sẽ giúp doanh nghiệp nắm thông tin về sự hài lòng của khách với đơn hàng và sản phẩm đó hay không. Hoặc cách phục vụ của nhân viên tốt hay không để đảm bảo điều chỉnh kịp thời giúp khách hàng hài lòng hơn để tiếp tục mua sắm.

Quản lý kho hàng

Nhập kho

Tính năng giúp tạo phiếu nhập hàng vào kho để quản lý. Có 2 cách để nhập hàng là nhập thông tin trực tiếp từ màn hình quản lý hoặc import file Excel đã có thông tin đơn hàng sẵn. Thông tin cần có của phiếu nhập kho có:

• Thông tin chi tiết về sản phẩm: Mã sản phẩm, tên, số lượng, giá nhập
• Thông tin thanh toán: Tổng tiền, chiết khấu, chi phí phát sinh
• Thông tin nhập hàng: Ngày nhập, kho nhập, nhà cung cấp, diễn giả, ghi chú hàng hóa.

Nếu muốn thay đổi các thông tin phiếu nhập hàng thì chọn “Lưu tạm”. Còn khi phiếu nhập kho ở trạng thái “Hoàn tất” thì bạn không thể sửa đổi nữa. Ngoài ra, người dùng có thể sắp xếp để tìm kiếm dễ dàng, copy (sao chép) phiếu nhập hàng.

Kiểm kho

Với mục tính năng này, doanh nghiệp có thể kiểm kê số lượng và trạng thái hàng hóa trong kho. Nhắm mục đích nắm được hàng hóa thực tế trong kho để kịp thời bổ sung. Hoặc chênh lệch so với lượng thực tế để tối ưu lại tránh thất thoát.

Chuyển kho

Trong trường hợp cần luân chuyển hàng hóa giữa các kho thì cần tạo phiếu kho. Điền thông tin hàng hàng hóa cần chuyển. Nhập chi phí chuyển hàng (nếu có). Cuối cùng nhập thông tin kho như:

• Kho nhận
• Người nhận: Chọn người nhận (tài khoản người nhận phải thuộc kho nhận)
• Nhập diễn giải (bắt buộc): lý do chuyển kho...
• Nhập ghi chú

Nếu đã chuyển kho mà muốn thu hồi bạn cần mở lại phiếu chuyển kho chọn Thu hồi. Tuy nhiên chỉ áp dụng khi phiếu chuyển chưa ở trạng thái Thành công.

Tồn kho

Tất cả thông tin tồn kho của sản phẩm được cập nhật tại đây. Bạn có thể xem số lượng từng loại hàng hóa đang còn để sắp xếp đẩy các sản phẩm còn nhiều đi trước, nhập thêm hàng đang thiếu. 

Cùng với đó, người dùng có thể điều chỉnh số lượng tồn kho nếu khi kiểm khó có sự chênh lệch. Trustsales cũng hỗ trợ tạo các Thẻ kho để xem lại lịch sử nhập xuất của từng sản phẩm.

Một dạng thẻ kho được thiết lập

Nhà cung cấp

Nơi quản lý tất cả thông tin của các đối tác là nhà cung cấp hàng hóa cho doanh nghiệp như Tên, số điện thoại, địa chỉ, mã thuế, email… Giúp bạn dễ dàng liên hệ và trao đổi công việc. Đồng thời, bạn có thể trả hàng cho nhà cung cấp nếu không đáp ứng các thống nhất đã đề ra.

Điều chỉnh giá vốn

Trustsales giúp điều chỉnh giá vốn của sản phẩm nếu có sự thay đổi trong quá trình nhập hàng. Để điều chỉnh bạn cần tạo phiếu điều chỉnh và nhập các thông tin sản phẩm cần chỉnh, giá hiện tại và giá mới.

Báo cáo định mức sản phẩm

Mục đích của việc báo cáo định mức sản phẩm để shop luôn đảm bảo số hàng cần thiết trong kho để phục vụ khách hàng xuyên suốt. Số hàng cần nhập sẽ lấy “Định mức - Số tồn kho”.

Quản lý Thu chi

Tính năng này giúp bạn quản lý các khoản thu chi của shop. Phân loại các khoản thu chi đến từ nguồn nào, các loại tài khoản ngân hàng để dễ quản lý.

Bán hàng trên Facebook

Đồng bộ với Facebook

Trustsales giúp bạn đồng bộ tài khoản Facebook cá nhân vào hệ thống. Hỗ trợ quản lý các hoạt động trên Fanpage của người dùng đang làm quản trị viên. Bạn có thể chọn 1 hoặc nhiều fanpage cùng một lúc.

Bán hàng với giao diện Chat

Đây là một trong những tính năng quan trọng của Trustsales mang lại cho các nhà bán hàng. Tại đây với giao diện Chat sẽ hỗ trợ các công việc bán hàng như:

Tạo bộ lọc Chat để theo dõi khách hàng

Các bộ lọc Trustsales đang cung cấp để theo dõi khách hàng tốt hơn. Lọc xem khách hàng để xử lý và tiến đến quá trình chốt đơn hàng nhanh chóng hơn. Các bộ lọc hiện có bao gồm:

• Dán nhãn khách hàng như Đã inbox, Tư vấn thêm, Nhắn lại sau, Khách sỉ….
• Lọc theo Comment, inbox
• Lọc tin nhắn đã đọc/chưa đọc, đã trả lời/chưa trả lời
• Theo số điện thoại (có hay không có)
• Lọc theo khoảng thời gian và bài viết
• Theo nhân viên được phân công trả lời

Lên đơn hàng

Trước khi lên đơn hàng người dùng cần đồng bộ Facebook, cài đặt mục phone seeding để Trustsales từ động lên đơn. Khi đó, khi khách hàng nhắn kèm số điện thoại thông tin đơn hàng sẽ tự động nhảy sang góc phải. 

Từ đó chuyển đơn hàng cho các bộ phận liên quan để xử lý đơn hàng cho khách hàng. 

Trong hộp thoại chốt đơn cũng bao gồm các tính năng nhỏ để hỗ trợ chốt đơn và bán hàng đa màu sắc hơn cho doanh nghiệp. Ví dụ như:

• Mục ghi chú đơn hàng
• Hỏi thông tin khách hàng để cập nhật
• Cài đặt trả lời sau 24h
• Biểu tượng cảm xúc để tăng mức độ thú vị và vui vẻ cho khách hàng khi nhắn tin. 

Phân công Chat

Tính năng này giúp người quản lý phân công khách hàng cho các Sale của shop đang có để tiếp tục nhắn tin chốt đơn. Hoặc xử lý các công đoạn sau chốt đơn như hỏi thăm khách hàng, theo dõi trạng thái đơn. 

Người dùng có thể phân công trực tiếp trong cuộc hội thoại cho nhân viên mà không cần thêm màn hình khác. 

Kết nối nhà vận chuyển

Hiện tại Trustsales đã kết nối với khá nhiều nhà vận chuyển tại Việt Nam như Ahamove, Viettel Post, VNPOST, GHN, EMS, J&T, DHL….

Để kết nối đơn hàng, doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản tại các đơn vị vận chuyển này. Sau đó gửi đơn hàng bằng API qua Đơn vị vận chuyển bạn mong muốn. Cùng với đó, đồng bộ trạng thái với các nhà vận chuyển để theo dõi thông tin và trạng thái đơn hàng. 

Tích hợp các nền tảng

Đồng bộ phần mềm CRM

Hiện tại, Trustsales cho phép đồng bộ dữ với các tài khoản CRM của phần mềm Sapo và Haravan. Tại màn hình quản lý, bạn chọn mục Website Plugin để tiến hành đồng bộ.

Ladipage.vn

Trustsales giúp đồng bộ với Ladipage.vn. Cập nhật dữ liệu và danh sách đơn hàng từ 2 bên. Để đồng bộ bạn cũng chọn mục Website Plugin còn Ladipage.vn. Sau đó, quay lại copy link Ladipage của bạn dán vào Trustsales để quá trình được diễn ra.

Google Sheet

Hỗ trợ đồng bộ dữ liệu đơn hàng được nhập trong Google Sheet qua Trustsales để quản lý chung 1 nguồn. Để dữ liệu map được đúng dữ liệu, file Google Sheet cần có tên cột tương ứng với thông tin đơn hàng. 

Để đồng bộ bạn truy cập trustsales.vn/google/googlesheet/. Sau đó thêm tài khoản Google và chọn file Google Sheet muốn tải lên. 

Sàn TMĐT: Lazada, Shopee

Hiện nay, Trustsales có kết nối với 2 sàn TMĐT là Shopee và Lazada. Khi kết nối với sàn toàn bộ dữ liệu về danh sách sản phẩm, số lượng, tồn kho, đơn hàng… sẽ được đồng bộ về Trustsales để quản lý. 

Ngoài ra, Trustsales cũng giúp người dùng theo dõi trạng thái đơn hàng trên Shopee, Lazada. Và hỗ trợ in đơn hàng để dán vào các sản phẩm khi giao cho khách.

Báo cáo

Bên cạnh quản lý, dựa vào những thông tin dữ liệu có được, Trustsales giúp xuất những báo cáo thống kê chi tiết về các loại hoạt động hiện tại của shop. Các loại báo cáo Trustsales đang có bạn có thể thấy dưới hình sau.