Trello

Không gian làm việc (WorkSpace)

Tạo mới WorkSpace

Với Trello, bạn có thể tạo nhiều không gian làm việc khác nhau cho từng mục tiêu như cá nhân, hay sử dụng trong doanh nghiệp có thể phân chia workspace cho từng dự án, phòng ban khác nhau.

Trong mỗi không gian làm việc sẽ có các bảng to do list, phân chia công việc, quy trình tự động hóa và thành viên tham gia khác nhau.

Bạn có thể chia không gian ra làm nhiều cách ví dụ như

• WorkSpace cá nhân: giúp bạn quản lý các công việc, dự án của cá nhân của mình
• WorkSpace cho phòng ban: nhân sự/ marketing/ sale. Bạn có thể mời thành viên tham gia trong không gian làm việc không giới hạn.
• WorkSpace cho các dự án: Dự án ra mắt sản phẩm A, dự án ra mắt sản phẩm B…

Tạo mới WorkSpace trong Trello

Quản lý WorkSpace

Trong WorkSpace, bạn có thể tùy chọn thao tác:

• Thêm thành viên vào không gian làm việc của bạn bằng email, không giới hạn số thành viên
• Tạo mới nhiều bảng theo quy trình công việc của bạn
• Phân quyền cho các thành viên (cho phép tạo bảng, chế độ hiển thị của bảng..)
• Xuất thông tin của không gian làm việc ra định dạng ZIP, CSV hoặc JSON với các thông tin bao gồm như thông tin thành viên, dữ liệu bảng,...
• Quản lý các Power - Ups (tiện ích như Google Drive, Gmail..) tích hợp với workspace.

Quản lý WorkSpace trong Trello

Quản lý công việc

Tạo bảng

Bảng trong Trello có thể hiểu là nơi để theo dõi thông tin cho dự án, quy trình làm việc và giúp bạn sắp xếp các các công việc. Trong bảng sẽ bao gồm danh sách và trong danh sách sẽ bao gồm các thẻ.

• Danh sách: Danh sách có thể hiểu như một giai đoạn trong quy trình làm việc của bạn, trong mỗi danh sách sẽ chứa các đầu việc khác nhau. Trong Trello bạn có thể thêm không giới hạn các danh sách, sắp xếp chúng và đặt tên tùy ý. (ví dụ: việc đã làm, đang làm, cần làm…)
• Thẻ: Thẻ là các đầu việc cần thực hiện, ý tưởng ... chứa trong danh sách (Ví dụ: Đăng bài lên Blog, Gửi email cho khách hàng A,B....)

Trong mỗi không gian làm việc, bạn có thể tạo tối đa 10 bảng miễn phí còn với những gói cao cấp thì số lượng bảng được tạo cũng khác nhau. 

Với Trello, bạn có thể tạo bảng mới hoàn toàn hoặc sử dụng các mẫu bảng có sẵn cực kỳ đa dạng.

Tạo bảng mới trên Trello

Quản lý bảng

Trong các bảng đã tạo, bạn có thể tùy chỉnh:

• Chế độ xem của bảng là công khai/ theo workspace/ theo tổ chức hay riêng tư
• Thêm các tính năng tiện ích bổ sung cho bảng như Gmail, Dropbox,...
• Chọn hình nền cho bảng từ nguồn ảnh Flash hoặc chọn màu cơ bản
• Thêm thành viên vào bảng bằng cách nhập email hoặc gửi link tham dự
• Thêm mới danh sách
• Gắn dấu sao cho bảng: Trong 1 không gian làm việc có thể có nhiều bảng, nếu bạn đánh dấu sao thì bảng sẽ luôn được hiển thị ở vị trí đầu tiên trong bảng danh sách
• Theo dõi các hoạt động liên quan đến bảng ở thanh menu bảng

Bảng trong Trello

Phân quyền cho thành viên

Với mỗi thành viên trong có trong bảng, bạn có thể thêm/xóa họ khỏi bảng bất cứ lúc nào,  phân quyền và theo dõi hoạt động của các thành viên này. Có 3 mục phân quyền bao gồm:

• Quản trị viên: Có thể xem và chỉnh sửa thẻ, loại bỏ thành viên và thay đổi toàn bộ thiết lập của bảng.
• Bình thường: Có thể xem và chỉnh sửa thẻ. Có thể thay đổi một số thiết lập bảng.
• Người giám sát: Có thể xem thẻ, và có thể được phép bình luận, phản ứng và bình chọn. Không thể di chuyển hoặc chỉnh sửa thẻ hoặc thay đổi cài đặt.

Thao tác quản lý thành viên trên Trello

Xây dựng quy trình làm việc

Danh sách làm việc hay các phân đoạn giúp bạn có thể sắp xếp công việc theo nhiều giai đoạn khác nhau. 

Ví dụ như ở đây: Dự án là xây dựng nội dung cho Blog. Bạn có thể tạo ra nhiều danh sách - giai đoạn khác nhau cho dự án như kế hoạch tháng 9, tháng 10, …

Hay đơn giản bạn có thể tạo bảng để phân loại việc cần làm, đang làm, đã làm.

Người dùng có thể thao tác:

• Thêm thẻ trong danh sách
• Tạo mới, xóa thẻ đơn giản
• Di chuyển vị trí của thẻ bằng cách kéo thả

Thêm danh sách vào Bảng trên Trello

Thêm nhiệm và việc cần làm

Sau khi tạo xong danh sách, trong mỗi danh sách bạn có thể tạo nhiều thẻ khác nhau. Mỗi thẻ sẽ thể hiện cho ý tưởng hay nhiệm vụ cần hoàn thành trong danh sách đó.

Ví dụ: Hỗ trợ khách hàng, bổ sung thiết kế mới, đăng bài lên Blog, xây dựng workflow...

Người dùng có thể thao tác:

• Tạo mới/xóa thẻ nhanh chóng. Số lượng thẻ tạo mới không bị giới hạn
• Di chuyển thẻ qua lại giữa các danh sách

Thẻ

Thẻ tương đương như một nhiệm vụ, trong mỗi thẻ bạn có thể thao tác các hành động như:

• Mô tả thẻ: giúp các thành viên trong đội hiểu rõ hơn được nhiệm vụ, mục tiêu của công việc
• Thêm thành viên vào thẻ: Đối với mỗi công việc khác nhau, bạn có thể thêm các thành viên phụ trách khác nhau (tương tự như giao task)
• Tạo các danh mục To Do List trong thẻ
• Cài đặt deadline cho thẻ. Bạn cũng có thể sử dụng tính năng nhắc nhở (thời gian nhắc nhở do bạn tùy chỉnh) để gửi đến các thành viên được thêm trong thẻ. Đảm bảo các thành viên không bị miss deadline.
• Thêm tài liệu đính kèm từ máy tính, Troll, Google Drive,.. hoặc từ một URL nào đó.
• Gắn vị trí cho thẻ trên Google Map
• Tạo ảnh bìa cho thẻ
• Thêm các tiện ích vào thẻ
• Các thao tác khác như di chuyển, sao chép, xóa, lưu trữ hay bật theo dõi, chia sẻ thẻ
• Quan sát các hoạt động trên thẻ
• Viết bình luận đánh giá cho nhiệm vụ - thẻ. Bạn có thể nhắc nhanh các thành viên trong nhóm trong bình luận bằng cách nhấn @, các thành viên sẽ nhận được thông báo.

Tạo thẻ nhiệm vụ trong Trello

Theo dõi công việc

Trello cung cấp cho bạn 5 chế độ quan sát công việc/dự án bao gồm

• Theo bảng: Sắp xếp các thẻ trong các danh sách trên bảng
• Bản đồ: Hiển thị các vị trí thẻ trên bản đồ tương tác
• Lịch trình: Lập kế hoạch trực quan về thời gian và khối lượng công việc
• Lịch: Xem các thẻ có ngày hết hạn theo tháng hoặc tuần
• Bảng điều khiển: Tạo biểu đồ, hình ảnh và số liệu công việc trong bảng
• Quan sát các bảng trong không gian làm việc.

Nhờ có những chế độ quan sát này, quản trị viên và các thành viên của nhóm sẽ có cái nhìn bao quát, rõ ràng hơn về công việc để nắm bắt mục tiêu hay xử lý kịp thời các vấn đề thiếu sót, phát sinh.

Tuy nhiên các chế độ xem này sẽ bị giới hạn trên gói free.

Theo bảng

Trình xem bảng cho phép bạn quan sát các danh sách có trong bảng, thêm danh sách hay tạo thẻ (nhiệm vụ) một cách nhanh chóng. Chế độ xem này giúp bạn bao quát hơn về quy trình làm việc. Chế độ quan sát thẻ sẽ phù hợp để bạn có thể:

• Lập kế hoạch cho dự án
• Xây dựng quy trình bán hàng, tuyển dụng… rõ ràng. Bạn có thể di chuyển vị trí của các danh sách hay kéo thả các thẻ nhiệm vụ từ danh sách này sang danh sách khác
• Tạo task, thông tin cho nhóm của bạn: Bằng cách gắn tên và thẻ, tạo deadline giúp bạn phân công công việc và theo dõi hoạt động của thành viên đơn giản, chính xác hơn.

Chế độ quan sát bảng trong Trello

Theo lịch

Các thẻ trong mỗi danh sách đều có thể gắn thời gian bắt đầu và thời gian hoàn thành. Trong bảng theo dõi dạng lịch, bạn có thể quan sát các thẻ nhiệm vụ theo thời gian đến hạn của chúng. Theo dõi công việc dưới phương diện thời gian giúp quản trị viên và các thành viên không bị quá deadline, thực hiện công việc suôn sẻ hơn.

Ngoài ra bạn có thể thêm nhanh thẻ hoặc danh sách từ chế độ quan sát lịch.

Quan sát công việc dưới dạng lịch

Theo bản đồ

Sẽ có những dự án không chỉ liên quan đến thời gian mà còn liên quan đến địa điểm. Với chế độ xem bản đồ bạn có thể thực hiện các thao tác như:

• Thêm vị trí vào thẻ để định vị thẻ trong bản đồ
• Thêm thẻ
• Ghim vị trí

Quan sát công việc với chế độ bản đồ

Theo lịch trình

Xem bảng dưới dạng lịch trình sẽ giúp bạn có thể lập kế hoạch cho một sản phẩm từ khi mới bắt đầu cho đến khi tới tay người tiêu dùng, có cái nhìn tổng quan hơn về mục tiêu chính và quản lý khối lượng công việc trong nhóm tránh quá tải. 

Trong chế độ xem này, bạn có thể tùy chỉnh xem lịch theo ngày/tuần/quý/năm. Xem các thẻ theo danh sách hoặc là thành viên.

Quan sát bảng dưới dạng lịch trình

Theo bảng điều khiển

Chế độ xem này sẽ giúp bạn quan sát công việc dưới dạng biểu đồ, theo dõi các công việc sắp hết hạn hay khối lượng công việc của từng thành viên.

Trong chế độ xem này, bạn có thể tùy chọn:

• Theo dõi 4 biểu đồ mặc định là Thẻ trên mỗi danh sách, thẻ trên mỗi thành viên, thẻ trên mỗi nhãn và thẻ trên mỗi trạng thái ngày hết hạn.
• Bạn cũng có thể tùy chỉnh chế độ xem của biểu đồ là biểu đồ cột hay biểu đồ tròn, biểu đồ đường
• Thao tác thêm/xóa biểu đồ
• Quan sát tiến độ công việc theo thời gian trong vòng 30 ngày vừa qua

Quan sát công việc theo bảng điều khiển

Theo không gian làm việc

Trong không gian làm việc, bạn có thẻ quan sát nhanh tất cả các thẻ từ các bảng khác nhau giúp theo dõi dễ dàng hơn các công việc. Bạn có thể lọc nhanh các thẻ theo:

• Thẻ hết hạn
• Thẻ của bạn
• Lọc thẻ theo thành viên
• Lọc theo danh sách
• Theo nhãn

Quan sát công việc trong không gian làm việc

Tự động hóa

Tính năng tự động hóa của Trello hỗ trợ bản giảm thiểu các công việc mang tính chất lặp đi lặp lại, giảm thiểu thời gian thao tác và tăng hiệu quả công việc hơn.

Bạn có thể thực hiện thêm các chế độ sau với tính năng tự động hóa:

• Quy tắc: Bạn có thể tạo ra các bộ quy tắc (actions) để phản hồi các thao tác khi tương tác với danh sách, thẻ.
• Nút: Tạo các nút tự động thao tác cho thẻ trong phần chi tiết từng thẻ
• Báo cáo email: Thiết lập tự động báo cáo qua email 

Đề xuất

Trong Trello có tính năng khá hữu ích là hệ thống sẽ tự động phát hiện các thao tác lặp lại mà bạn thực hiện trên bảng, rồi đề xuất thành chế độ tự động hóa để bạn có thể thêm vào bảng.

Quy tắc

Bạn có thể tạo ra nhiều quy tắc khác nhau và thiết lập hành động trước-sau cho những bộ quy tắc đó. 

Ví dụ: Tự động hóa hoàn tất công việc

• Kích hoạt: Khi danh sách công việc đã hoàn thành
• Thao tác: Đánh dấu ngày hết hạn là hoàn tất, di chuyển thẻ vào danh sách “Đã xong”

Với Trello, bạn có thể tùy chọn nhiều trình kích hoạt khác nhau tác động lên thẻ, danh sách, ngày hết hạn, dữ liệu,... Ngoài ra còn có những bộ lọc trình kích hoạt nâng cao khi sử dụng quy tắc tự động như lọc theo người thực hiện hành động, thời gian của hành động…

Tạo quy tắc trên Trello

Nút

Đối với mỗi thẻ nhiệm vụ, bạn có thể thêm các nút tự động hóa cho từng thẻ. Mục tiêu của việc thêm nút này giúp bạn có thể thao tác nhanh hơn khi chỉ cần bấm vào nút để thực hiện cách hành động hàng loạt. Trello cũng gợi ý cho bạn một số nút tự động hóa hoặc bản có thể tạo mới tùy ý.

Cụ thể: Khi bạn tạo một nút hoàn tất công việc để đánh dấu các thẻ đã hoàn thành xong với các hành động kéo theo là xóa thành viên ra khỏi thẻ, di chuyển thẻ đó sang mục đã hoàn thành. Thay vì phải thực hiện lần lượt 2 hành động trên cho từng thẻ thì bạn chỉ cần bấm 1 nút “hoàn tất” đã tạo trước để thực hiện nhanh 2 hành động này.

Tạo nút trên Trello

Báo cáo qua email

Nếu bạn cần gửi báo cáo cho người quản lý hay khách hàng về tiến độ công việc thì có thể sử dụng bộ quy tắc tự động của Trello để thực hiện công việc này. 

Ví dụ: Bạn sẽ tạo một danh sách “cần phản hồi” khi có thẻ được kéo vào danh sách này thì hệ thống sẽ tự đồng gửi email. Lưu ý nội dung email bạn cần tạo trước và điền sẵn địa chỉ email nhận thư.

Tích hợp

Với Trello bạn có thể tích hợp không giới hạn các ứng dụng bên ngoài như Slack, Google Drive, Dropbox, Lịch… để giúp công việc trở nên tiện lợi hơn.

Tích hợp ứng dụng trên Trello